Sprawdź zanim wynajmiesz

Dynamiczny, by nie powiedzieć gwałtowny, rozwój rynku biurowego w Polsce powoduje, że znaczna część budynków funkcjonuje w gęstym otoczeniu konkurencyjnym. Wysokie nasycenie powierzchnią biurową doprowadziło do dominacji rynku najemcy nad rynkiem wynajmującego. W wielu lokalizacjach o najemcę trzeba wręcz zabiegać a wachlarze pakietów zachęt rozwijają się coraz szerzej. W jaki sposób skutecznie powalczyć o dobry najem, czy w ogóle o najem? Jakie kroki podjąć w celu pokazania najemcom, że dany produkt jest godny uwagi?

Określenie grupy docelowej najemców

Zaprojektowano. Wbito łopatę. Wyłaniają się pierwsze kondygnacje. Sprawdź zanim wynajmieszMiejmy nadzieję, że w trakcie projektowania konsultowano się ze specjalistami rynku biurowego w celu optymalizacji siatki, bryły etc. Albo, jeśli mamy do czynienia z modernizowaną starszą substancją, że obiekt odpowiadać będzie jakkolwiek potrzebom współczesnego środowiska pracy. Mamy zatem pewien ustandaryzowany budynek biurowy typu spekulacyjnego, przygotowany do rozpoczęcia procesu komercjalizacji. Co teraz? Przede wszystkim należy określić docelową grupę najemców. Kogo chcemy w budynku. Dla kogo jest on najlepiej uszyty. Jaka branża będzie naszym anchorem. Oczywiście nie można tego uczynić bez wnikliwej obserwacji aktywności najemców w najbliższym otoczeniu konkurencyjnym, a jeśli brak należytego punktu odniesienia wówczas pozostaje posiłkować się w szerszym zakresie danymi makro. Trafne sprofilowanie docelowego najemcy ułatwia na dalszym etapie procesu komercjalizacji dopasowanie narzędzi i komunikatów marketingowych. Jak na wojnie. Poznaj swojego, i tu musimy użyć cudzysłowu, „wroga”. Lepiej na tym wyjdziesz.

Wybór modelu rozliczeń z najemcami

Rynek biurowy standaryzuje się obecnie dość powszechnie w modelu trójskładnikowego systemu opłat. Mam na myśli czynsz, opłaty eksploatacyjne i media. Sprawdź zanim wynajmieszCoraz rzadziej, aczkolwiek duże znaczenie ma tutaj klasa obiektu, spotykamy się z systemem dwuskładnikowym, tzn. czynsz i media. Należy podjąć decyzję biznesową, w którym z tych modeli chcemy funkcjonować w relacji z najemcą. W którym z modeli łatwiej będzie administrować obiektem. Nie zapominajmy bowiem, że współpraca z zarządcą i jakość tej współpracy ma przemożny wpływ na późniejszą atrakcyjność produktu. Wybór modelu będzie jednak w dużej mierze pochodną kroku nr 1. On w zasadzie zdeterminuje oczekiwania rynku w tym względzie. Chociaż – model rozliczeń może stać się elementem gry, gdy otoczenie konkurencyjne jest trudne bądź wręcz agresywne. Weźmy na przykład opłaty eksploatacyjne (service charge). Pięć budynków w okolicy oferuje zbliżone stawki czynszu i opłat eksploatacyjnych. Ale tylko jeden oferuje stawkę opłat eksploatacyjnych w postaci zryczałtowanej zamiast zaliczkowej. Z punktu widzenia najemcy łatwe do zaprognozowania. Budynek ma plusa na etapie wstępnej analizy. Pytanie oczywiście na ile ryzykowne jest przyjmowanie modelu opłaty zryczałtowanej. To temat na osobną dyskusję. Równie istotne będzie zastanowienie w przedmiocie wprowadzenia do systemu rozliczeń współczynnika/ów powierzchni wspólnych (add-on-factor). Zalecam w tym względzie dogłębne analizy.

Sporządzenie dokumentu specyfikacji technicznej

Mowa oczywiście o dokumencie uproszczonym, na potrzeby ofertowania. Sprawdź zanim wynajmieszPowinien składać się z dwóch sekcji, mianowicie tej odnoszącej się ogólnie do budynku i jego części wspólnych oraz szczegółowej, odnoszącej się do standaryzacji lokali. Z dokumentu powinno jasno i precyzyjnie wynikać w jakim standardzie bazowym wykończenia (fit-out) oferowane są lokale i jakie parametry sanitarne, energetyczne i teletechniczne założono dla owego bazowego standardu. Co nam to daje? Pozytywny komunikat dla rynku. Znam swój obiekt a ty najemco wiesz czego możesz się spodziewać przystępując do analiz na potrzeby wstępnego projektu aranżacji etc. Produkt pozycjonuje się jako na swój sposób przewidywalny i kontrolowalny. W dokumencie nie powinno zabraknąć wskazania ramowej procedury konsultacji z zarządcą w kwestiach technicznych i aranżacyjnych. W całokształcie porządkuje on i systematyzuje wiedzę o budynku, bardzo potrzebną dla zespołu komercjalizacji.

Przygotowanie draftu umowy najmu

Wiemy pod kogo piszemy, pod jaki model rozliczeń i jaką złożoność technikaliów obiektu. Sprawdź zanim wynajmieszCzyli jaki interes umowa ma zabezpieczać. Lepiej przygotować dobry draft już teraz, niż naprędce pisać go na kolanie po pierwszym zapytaniu ofertowym. Truizmem będzie stwierdzenie, że umowę piszemy na złe czasy. Ale tak jest. Lepiej zatem aby objętościowo stanowiła godne odzwierciedlenie skali i jakości produktu. Koniecznie z częścią definicyjną oraz załącznikami. Dlaczego? Bo do definicji oraz załączników możemy przerzucić ciężar najistotniejszych potencjalnych zmian standardu umowy, utrzymując trzon dokumentu stosunkowo nieobciążonym edycją procesu negocjacyjnego. Legitymowanie się solidnym draftem na tym etapie pozwala skoncentrować na działaniach sprzedażowych, które stanowić będą o sukcesie.

Sporządzenie wzoru oferty

Tak zwany layout oferty najmu, przeznaczony głównie do wysyłki. Sprawdź zanim wynajmieszTto wbrew pozorom bardzo ważny element w procesie komercjalizacji budynku. Forma i treść takiego dokumentu często decydują o odbiorze wynajmującego przez rynek. Z dokumentu przebija albo nie – profesjonalizm, doświadczenie biznesowe czy cele stojące za produktem. Lepiej przyłożyć się do stworzenia takiego szablonu, w duchu estetyki i przejrzystości. I klasycznej konstrukcji – kto, komu, co (z podziałem na budynek i lokal) i za ile. Wszystko opatrzone klauzulą ważności.

Wprowadzenie produktu na rynek

Dopiero teraz możemy inicjować klasyczne działania marketingowo-sprzedażowe. Sprawdź zanim wynajmieszPrzygotowano bowiem profil produktu, wyposażono w pełną wiedzę o nim oraz o oczekiwaniach biznesowych wynajmującego osoby odpowiedzialne za prowadzenie procesu komercjalizacji. Wszystko mówiąc kolokwialnie „ma ręce i nogi”. Odpowiedni dobór kanałów ofertowania będzie miał wyjątkowe znaczenie przede wszystkim na początku. Należy zastanowić się czy promocja oferty nastąpić ma wyłącznie własnym sumptem, czy przy zaangażowaniu wyłącznego agenta/wielu agencji a może w wariancie mieszanym. Nie każdy produkt wymaga szumu na rynku. A nadmierny szum często wręcz szkodzi. Na rynku biurowym wskazana jest swoista subtelność w przekazie. Natomiast z reguły nie będzie tanio. Z uwagi na wspomniane gęste otoczenie konkurencyjne. Budżet marketingowy musi uwzględniać interwały wzmożonego i słabnącego zainteresowania ofertą.

Prezentacje obiektu

Temat, przy którym chciałbym wyraźnie zasygnalizować rolę osoby odpowiedzialnej w danym momencie za budowanie relacji z klientami. Sprawdź zanim wynajmiesz. Kompleksowa wiedza o własnym produkcie, wiedza o produktach konkurencji, o uwarunkowaniach infrastrukturalnych najbliższej i dalszej okolicy, o aktualnych oraz przewidywanych trendach w sektorze biurowym, sposób artykułowania i wyrażania sądów, umiejętność słuchania klienta i szybkiego wychwytywania jego słabych i mocnych stron plus uśmiech – to wszystko, ale jedynie w 20-30% składa się na ostateczny sukces, czyli transakcję najmu. Ostatecznie i tak będzie decydował Pan Excel. Mimo to absolutnie koniecznym jest aby na polu dobrego wrażenia osiągnąć maksymalny możliwy wynik. Pamiętajmy bowiem znowu jak gęste jest otoczenie konkurencyjne. Prezentacji obiektu nie należy przeprowadzać według z góry ustalonego tego samego scenariusza. Należy je modelować pod klienta. Niekiedy zaczynając od klasycznej przebieżki po obiekcie, niekiedy od prezentacji przy stole konferencyjnym a dopiero potem przebieżki itd. Wskazana jest duża spontaniczność i elastyczność. Poparta jak wspomniałem wzorowym przygotowaniem merytorycznym.

Odpowiedzi na zapytania i negocjacje

Komercjalizacja obiektu biurowego to proces mocno rozłożony w czasie. Sprawdź zanim wynajmieszOd prezentacji do wciągnięcia obiektu na przykład na tzw. krótką listę może minąć kilka miesięcy. Ważne aby w tym czasie utrzymywać kontakt z klientem i starać się budować z nim zdrową relację. Oczywiście mówimy tu o modelu klasycznym. Często przecież bywa tak, że to złożenie konkretnej oferty klientowi poprzedza pierwszą prezentację. Jakby nie było komunikacja z klientem to zazwyczaj postępowanie wieloetapowe. Na pewnym etapie dochodzimy do punktu kulminacyjnego negocjacji, toczonych albo w formule odpowiedzi na zapytania (RFI lub RFP) albo spotkań roboczych. Jedna podstawowa zasada – konsekwencja. Konsekwencja począwszy od pierwszego kontaktu z klientem, poprzez prezentacje i odpowiedzi, aż do procedowania nad draftem umowy. Konsekwencja rozumiana jako niezłomność trwania przy pryncypiach biznesowych. Ta konsekwencja nie prowadzi po prostu do niepotrzebnego wydłużenia procesu pozyskiwania danego najemcy. Nie daje pretekstów do stawiania coraz to nowych postulatów. Pozwala szybciej domknąć transakcję.

Podpisanie umowy i wydanie lokalu

Wydawać by się mogło krok już trywialny. Sprawdź zanim wynajmieszAle czy wynegocjowana i wydrukowana umowa to podpisana umowa? Nie. Szalenie istotna dla domknięcia dealu jest komunikacja finalna. Sposób rozgrywania ról. Inicjatywa zawsze winna leżeć po stronie wynajmującego, nawet jeśli najemca myśli, że jest inaczej.

Życzyłbym wszystkim wynajmującym by pozyskiwanie najemców nie wymagało żmudnych przygotowań czy uprzednich analiz rynkowych. Niestety nawet w wąskiej grupie produktów, które sprzedają się same, wymagana jest przez rynek należyta staranność i oprawa „teatralna”. Świadczy to o dojrzałości rynku oraz jego poszczególnych uczestników. A jak nas zapamiętają tak później będzie w procesie… rekomercjalizacji.

Kopiowanie artykułu lub jego fragmentów bez zgody autora zabronione.

Autor: Marek Banach

marekbanach.pl

grandbrokers.pl

Measure it soon!