Bezradny zarządca i nieświadomy inwestor

Od 13 lat gryzę zębami temat powierzchni do celów podatkowych, najmu i sprzedaży. Nie ma tygodnia, w którym zarządcy lub inwestorzy nie wracają z tematem powierzchni do celów podatku od nieruchomości. Trudy w znalezieniu dokumentacji, duża rotacja pracowników, przepłacane podatki i kontrole podatkowe, na które zarządca nie ma aktualnej dokumentacji z pomiaru. Zarządcy zwracają się o pomoc, bo niejako to ich zakres obowiązków. Spotykają się jednak nierzadko z problemem nie do przejścia. A mianowicie z odmowną decyzją zarządów czy właścicieli budynków, która często wynika z niezagłębienia się w temat. Zdarzało mi się słyszeć komentarze „co to za kwota. 200 tyś rocznie w tą czy w tą”. Słyszałem prelekcje, w których poruszane są aspekty związane z oszczędnościami w kompleksach budynków komercyjnych o tym jak zaoszczędzić „złotówkę” na roboczogodzinie osób sprzątających czy na abonamencie telekomunikacyjnym. Drobne kwoty też dadzą wymierną oszczędność ale wymagają częstego angażowania zasobów ludzkich. A tu? Właścicielom budynków przeciekają przez palce pieniądze każdego roku w dodatku narażają się na wezwania i wyjaśnienia do wydziałów budżetowo księgowych. A do tematu uporządkowania powierzchni do podatku podchodzi się raz lub dwa w zależności od tego czy budynek jest stary czy nowy. Pomiary całościowe ponawia się co ok 5-7 lat, w zależności od skali zmian aranżacji, remontów. Dlatego mam nadzieję, że tym artykułem pomogę zarządcom nieruchomości w przekonaniu zarządów i właścicieli spółek inwestujących w nieruchomości o tym, że warto pochylić się nad tematem.

Nowe biurowce przepłacają za podatki

Niezmiennie słyszę sygnały, że w deklaracjach podatkowych wpisywane są wartości powierzchni użytkowej z projektu budowlanego, pozwolenia na budowę czy pozwolenia na użytkowanie. Powodem często jest niewiedza lub oszczędność na pomiarze, co jest kuriozalne, bo pomiar średnio zwraca się nawet do roku (w porównaniu do wygenerowanych oszczędności). W większości przypadków przepisywanie powierzchni z projektu czy pozwoleń nie jest dobrym tokiem rozumowania ale zdarzają się wyjątki. Nie da się tego jednoznacznie stwierdzić na starcie bez wglądu do dokumentów. Trzeba zaznajomić się z projektem budowlanym, pozwoleniem na budowę i pozwoleniem na użytkowanie budynku. Trzeba wiedzieć, co wybrać (jakie rodzaje powierzchni) z danego dokumentu, a te niestety mają różnorakie praktyki w nazewnictwie i kwalifikowaniu powierzchni przez architektów. Przeanalizuję nowo oddany do użytkowania budynek biurowy, gdzie najemcy nie są jeszcze zaaranżowani oraz budynek, w którym zaaranżowana powierzchnia zmienia się przy zmianie najemców. W pierwszej sytuacji przepisując powierzchnie użytkowe z projektu właściciel budynku na pewno będzie miał znaczne rozbieżności z powierzchni (może to być na plus oraz znacznie na minus). Ponadto ma nieaktualne rzuty powierzchni względem Ustawy o podatku o podatkach i opłatach lokalnych, która jak sama nazwa wskazuje służy celom podatkowym. Nie jest to zatem norma PN-ISO 9836:1997, która jest podstawą projektów budowlanych. W przypadku zmian aranżacji w istniejących już budynkach namnażanie nie zidentyfikowanej dokumentacji się tylko potęguje a powierzchnie do podatku coraz bardziej rozmijają się z rzeczywistością.

Podstawa prawna naliczenia podatku

Podatek od nieruchomości płacimy za m² powierzchni użytkowej zgodnie z Ustawą o podatkach i opłatach lokalnych z dnia 12 stycznia 1991r z późniejszymi zmianami. W Ustawie jest opisany sposób pomiaru art. 1a pkt 5) „ powierzchnia użytkowa budynku lub jego części – powierzchnię mierzoną po wewnętrznej długości ścian na wszystkich kondygnacjach, z wyjątkiem powierzchni klatek schodowych oraz szybów dźwigowych; za kondygnację uważa się również garaże podziemne, piwnice, sutereny i poddasza użytkowe;” Drugi, ważny fragment zapisów Ustawy mówi 9art 4.1 pkt. 2) „Powierzchnię pomieszczeń lub ich części oraz część kondygnacji o wysokości w świetle od 1,40 m do 2,20 m zalicza się do powierzchni użytkowej budynku w 50%, a jeżeli wysokość jest mniejsza niż 1,40 m, powierzchnię tę pomija się”. W tym artykule nie chcę wchodzić w szczegóły powyższych zapisów. Problemy wynikające z zapisów w Ustawie m.in. dokładnie do jakiej granicy pomiaru wchodzi dana powierzchnia do podatku i czy w ogóle ją wliczamy do podatku. Jeśli ktoś ma ochotę poczytać te szczegóły, gdzie analizuje każde słowo, każdy przecinek to odsyłam do poniższych artykułów:

• Straty finansowe w podatkach od nieruchomości. Czy wiesz, za jaką powierzchnię płacisz podatki?
• Podatek od antresoli – płacić czy nie? Polemika z interpretacjami podatkowymi i wyrokami sądów
• Nie lubisz płacić podatków od garaży wielopoziomowych?
• Powierzchnia liczona do celów podatkowych
• Etapowanie pomiarów budynków.

Różnice powierzchni w projekcie i pozwoleniach

Przeanalizujmy powierzchnie z projektu budowlanego, pozwolenia na budowę i pozwolenia na użytkowanie. Wszystkie te trzy dokumenty będą zawierały praktycznie taką samą powierzchnię użytkową (zgodnie z PN-ISO 9836:1997). Ne pewno, projekt budowlany i pozwolenie na budowę muszą mieć identyczne te same zestawienia powierzchni użytkowych (i innych powierzchni również), bo przecież do pozwolenia na budowę wpisuje się powierzchnie z projektu budowlanego. Natomiast, przy pozwoleniu na użytkowanie mamy dwie możliwe drogi. Najczęściej, powykonawczo nie robi się żadnego pomiaru i przepisuje się to co było wcześniej (nie ma wtedy rozbieżności i urzędnik nie ma możliwości żadnej polemiki w tym zakresie) – wtedy mamy idealnie te same powierzchnie. Druga opcja (z moich obserwacji zdecydowanie rzadziej stosowana) jest wtedy, gdy inwestor zleca powykonawczy pomiar powierzchni do pozwolenia na użytkowanie. Jeżeli budynek został wybudowany ze sztuką budowlaną, bez żadnych pozwoleń zamiennym, czy niekontrolowanych zmian, to powierzchnie z pomiaru będą praktycznie identyczne jak te z projektu i z pozwolenia na budowę. Mówimy tu o aptekarskich różnicach. Omawiam to szczegółowo w artykule Etapowanie pomiarów budynków.

Nie przepisuj powierzchni z projektu!

Na początek wydaje się wszystko proste i logiczne, więc czy można przepisać z tych dokumentów powierzchnię użytkową wprost do deklaracji podatkowej? ZDECYDOWANIE NIE. Na pewno pomylimy się o bardzo dużo. W którą stronę? Widziałem setki deklaracji i opracowań pomiarowych do celów podatku od nieruchomości i często są to pomyłki zarówno na minus jak i na plus względem powierzchni rzeczywistej do podatku, jednak tych zawyżających powierzchnie do podatku jest znacznie więcej. Zależy to od wielu aspektów, np. czy architekt wpisał płytę garażu podziemnego jako powierzchnię ruchu czy jako powierzchnię użytkową. Praktyki są różne. Jeżeli mówimy o powierzchniach wewnętrznych z projektu (powierzchnie wewnątrz ściany zewnętrznej budynku na każdej kondygnacji) to zgodnie z normą PN-ISO 9836:1997 w pozwoleniu na budowę będziemy mieli: powierzchnię użytkową (biura), powierzchnię ruchu (korytarze, klatki schodowe, lobby windowe, holl główny, parking podziemny), powierzchnię usługową (pomieszczenia na urządzenia techniczne – hydrofornia, przepompownia, rozdzielnia elektryczna itp.), oraz powierzchnię konstrukcji (wszystkie ściany, ścianki i słupy w budynku). Czyli według tego rozumowania do podatku od nieruchomości wchodzi powierzchnia użytkowa, ruchu, usługowa, ale bez powierzchni konstrukcji. Jeżeli przeanalizujemy powierzchnie netto z projektu budowlanego (rzadko te powierzchnie są wpisywane) to tutaj do podatku od tej powierzchni netto musimy odliczyć powierzchnie klatek schodowych oraz powierzchnie szybów, przełazów i pamiętać o redukcji powierzchni ze względu na wysokości określonej w Ustawie. Natomiast podatek od nieruchomości ma zdefiniowaną w Ustawie tylko powierzchnię użytkową. Pozostaje pytanie, w jaki sposób odnosi się ona do też powierzchni użytkowej w normie PN-ISO 9836:1997? Niestety nie odnosi się w żaden sposób. Powierzchnia użytkowa do podatku a powierzchnia użytkowa w pozwoleniu na użytkowanie (PN-ISO 9836:1997) są różne o nawet uwaga 30%.

Autonomiczne prawo podatkowe

W artykule odwołuję się do normy PN-ISO 9836:1997, bo zgodnie z tą normą wielu właścicieli i zarządców nieruchomości wpisuje powierzchnie do deklaracji podatkowych. Jednak analizując powierzchnie do podatku od nieruchomości NIE MOŻNA opierać się o zapisy normy PN-ISO 9836:1997, ponieważ prawo podatkowe jest prawem autonomicznym. Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych nie odwołuje się ani do prawa budowlanego ani do rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego ani do normy PN-ISO 9836:1997 czy normy PN-ISO 9836:2015-12, która nawet prawnie jeszcze nie obowiązuje o czym szerzej tutaj >>. Jeżeli nie ma odwołania wprost do innego przepisu prawnego to nie możemy korzystać z zapisów innych niż te, które są w Ustawie o podatkach i opłatach lokalnych. Doskonale wiem, że wyroki sądów wojewódzkich czy też interpretacje podatkowe z poszczególnych miast Polski odwołują się wprost do prawa budowlanego, rozporządzeń „budowlanych” czy normy PN-ISO 9836:1997. Jednak, w mojej ocenie robią to niesłusznie. Z kolei NSA w swoich wyrokach w przypadku kwestii niezdefiniowanych czy niedokładnie, nieszczegółowo opisanych w Ustawie odwołuje się tylko do zapisów słownika języka polskiego, co dziś mnie już nie dziwi.

Jak liczyć powierzchnię użytkową do podatku?

Powierzchnia użytkowa wyliczona zgodnie z Ustawą o podatkach i opłatach lokalnych powinna dać średnio o 10-15% mniej powierzchni względem powierzchni użytkowej z projektu budowlanego. Rekord, jaki spotkałem to 30%. O tyle była zawyżona powierzchnia do celów podatkowych. Wypełnianie deklaracji podatkowych czasami zlecane jest również księgowym, którzy nie muszą się znać na normach pomiaru powierzchni. Zaakcentuję tu jeszcze inny poważny problem, przepisywania do deklaracji podatkowych powierzchni z rent-rolli i rzutów pięter do celów najmu, co daje jeszcze większe straty niż w przypadku przepisywania powierzchni z projektów budowlanych! Jest to bardzo powszechna praktyka widoczna w różnych miastach Polski. Różnica powierzchni według normy BOMA w porównaniu z Ustawą o podatkach i opłatach lokalnych będzie sięgać 7-8%. Szczegóły tutaj>>. Żeby przepisać powierzchnię użytkową z projektu budowlanego, pozwolenia na budowę, pozwolenia na użytkowanie nowo oddanego do użytkowania budynku odpowiednie powierzchnie trzeba najpierw dodać do siebie i dopiero potem pewne powierzchnie odjąć. Mówię o sytuacji, gdzie jeszcze nie ma najemców, nie ma aranżacji biura i nie ma wykończenia ścian. Jak zatem liczyć powierzchnie do celów podatkowych? Podaję wzór. Powierzchnia użytkowa do podatku od nieruchomości = powierzchnia użytkowa wg. PN-ISO 9836:1997 + powierzchnia ruchu wg. PN-ISO 9836 – powierzchnia klatek schodowych + powierzchnia usługowa wg. PN-ISO 9836:1997. Tu można by jeszcze rozbudować działanie o +- antresole +- balkony +- tarasy ale to zależy od wielu aspektów co należy rozważać indywidualnie. Widać jasno, że nie da się wziąć powierzchni użytkowej do celów podatku od nieruchomości z pozwolenia na użytkowanie czy dokumentacji budowlanej. Powierzchnie do podatku można nie doszacować zapominając, np. o garażach podziemnych, gdzie dla Ustawy o podatkach i opłatach lokalnych jest to powierzchnia użytkowa normalnie opodatkowana. Można również przeszacować powierzchnię, np. wliczając powierzchnię klatek schodowych (jako część powierzchni ruchu z PN-ISO 9836:1997). Najgorsze jest to, że w projektach widzimy różne podejście do zestawień powierzchni w dokumentacji budowlanej mimo, że wykładnia PN-ISO 9836:1997 jest zrozumiała i szczegółowa w tym zakresie, ale architekci nie raz mają swoje przyzwyczajenia.

Artykuł znajdziesz w Roczniku [4] ’20

Po aranżacji biur powierzchnia do podatku mniejsza o 5-7%

Przejdźmy teraz do etapu życia budynku, w którym jest zakończona aranżacja biur. Mam tu na myśli etap po wybudowaniu wszystkich ścianek g-k, ścian szklanych, obudów ścian, obudów lobby windowego, zabudowy geberitami, położeniu kafli w kuchni, łazienkach, itp. Po takiej właśnie aranżacji powierzchnia użytkowa do podatku od nieruchomości całego budynku będzie mniejsza o ~5-7% względem stanu z końca budowy czy odbioru do użytkowania. Dlatego zawsze podkreślam właścicielom i zarządcom budynków, że po zakończeniu aranżacji należy ponownie pomierzyć cały budynek do celów podatku od nieruchomości. Po co? Po pierwsze, aby mieć mniejsze powierzchnie użytkowe do podatku i nie przepłacać (nadpłacać) a po drugie, aby w razie kontroli pokazać aktualne rzeczywiste rzuty kondygnacji do celów podatku od nieruchomości. Wielokrotnie obsługiwałem Klientów, którzy mieli kontrole podatkowe i w pośpiechu zlecali pomiar i aktualizację powierzchni do celów podatkowych. O ile w małych budynkach logistycznie można to zorganizować do kilku dni, o tyle w kompleksach biurowych zajętych przez najemców organizacja pomiaru i opracowania wymaga dłuższego czasu i ciężko się zmieścić tu w 14 czy nawet 21 dniach.

Spróbuj odzyskać nadpłacony podatek

Jestem zwolennikiem obrazowania przykładami, dlatego przytoczę jeden z nich. U jednego z Klientów, który ma kilka budynków biurowych wykonaliśmy pomiary do celów podatkowych wybranych dwóch pięter. Średnio, pojedyncze piętra miały zawyżoną powierzchnię do podatku o 40-50m² a we wszystkich budynkach łącznie jest 58 pięter. Dla łatwego liczenia przyjmijmy, że każde piętro ma tę samą powierzchnię. Kwota nadpłacanego COROCZNIE podatku wynosi 65250zł [58 pięter x 45m² = 2610m² x 25zł (kwota podatku dla 1m² komercji) = 65250zł]. Sytuacja miała miejsce przez ostatnie 5 lat podatkowych, a więc nadpłacony podatek wynosi 326 250zł. Jest możliwość aktualizacji deklaracji podatkowych za poprzednie lata a nadpłacona kwota może być zaliczona przez urząd na następne lata. Trzeba wykazać, że aktualna zabudowa wnętrza budynku istniała przez poprzednie 5 lat. Przerabiałem z inwestorami takie działania i w większości przypadków się udawało. Sporadycznie zdarzało się, że urząd nie chciał się zgodzić. Warto próbować, a jeśli się nie uda to nic nie pójdzie na straty, bo w każdym kolejnym roku podatkowym generujemy oszczędności. W imieniu Klienta podczas takich kontroli byłem niejednokrotnie na spotkaniach z urzędnikami. Wielu z nich nie znało pojęć z Ustawy, nie rozumiało różnic tych pojęć w porównaniu do projektu albo je mieszało. Jednemu klientowi podczas kontroli podatkowej uratowałem 100 tyś złotych. Urzędnik przez złe rozumienie pojęcia antresoli, dużą powierzchnię w restauracji niesłusznie chciał zaliczyć do powierzchni opodatkowanej. Kilka zdań wyjaśnienia i przyznał rację, że ta powierzchnia nie jest antresolą.

Analiza archiwalnych dokumentów

Pomiar zwraca się średnio do roku, a więc to inwestor ma interes, aby go wykonać. Często jednak w celu zaoszczędzenia na pomiarze dostaję zlecenia analizy archiwalnych dokumentów. Często są to dokumenty niewiadomego przeznaczenia lub takie, na podstawie których jak to mówią czasami zlecający „ktoś, kiedyś, coś policzył do celów podatkowych”. Jednym z ostatnich przykładów takiej analizy dokumentów były przesłane czarno – białe skany. W tym przypadku było to o tyle istotne, że opisy odnosiły się do kolorów na rzucie (nie było szrafów). Wykazana na tych skanach „powierzchnia użytkowa” zawierała powierzchnię pod ścianami działowymi oraz jak ustaliłem podczas wektoryzacji skanu również powierzchnię pod słupami konstrukcyjnymi oraz częścią szachtów – co jest oczywiście dużym błędem. Rzuty nie nadawały się do przyjęcia na ich podstawie powierzchni do podatku od nieruchomości. Ciężko było też na podstawie dokumentacji w formacie pdf (bez plików .dwg) stwierdzić dokąd przyjmowana została powierzchnia pomieszczeń (czy do płaszczyzny ściany czy do osi ściany, czy do szyby). Ma to znaczenie, bo np.: jeśli na całej wysokości ściany mamy okno, to powinna być ona przyjęta do wyprawionych ścian lub do profilu okiennego. Na analizowanych rzutach od obrysu zewnętrznego odjęto jedynie centralne części – klatki schodowe, główne szachty techniczne oraz okalające je ściany konstrukcyjne. W tym przypadku, na tym skończyła się poprawność opracowania do celu podatkowego. Ta powierzchnia powinna być dodatkowo pomniejszona o powierzchnię pod wszystkimi ścianami, pod słupami, pod pozostałymi szachtami technicznymi znajdującymi się w niecentralnych częściach. Przygotowałem wstępne wyniki analizy a następnie za porozumieniem z Klientem potwierdziłem te obliczenia pomiarem jednego piętra.  Wykonawca poprzednich pomiarów przesłał zarządcy rzuty z opracowanymi powierzchniami, na których widniała definicja „powierzchni użytkowej”. „Powierzchnia użytkowa” wg normy PN-ISO 9836:1997 nie zawiera pomieszczeń technicznych, takich jak rozdzielnie elektryczne (jest to z definicji „powierzchnia usługowa”), a więc pomieszczenia takie, jeśli mają podłogę, powinny być wliczone do powierzchni do podatku od nieruchomości. Zarządca jednak tego nie zrobił. W przypadku analizy archiwalnych dokumentów bardzo przydatne są pliki .dwg z opracowanymi wszystkimi piętrami naziemnymi i podziemnymi budynku. Na podstawie kilkugodzinnej analizy i rozmowy z zarządcą lub właścicielem jestem w stanie oszacować ewentualne oszczędności podatkowe. Potem dopiero może zapaść decyzja czy warto zagłębiać się w projekt.

Strategia dla początkujących i zaawansowanych

Sugerowanym przeze mnie bezpiecznym rozwiązaniem dla właścicieli portfeli inwestycyjnych, którzy nie wiedzą jeszcze czy w ogóle opłaca im się optymalizacja podatkowa jest zlecenie minimalnej analizy dla jednego tylko budynku lub nawet piętra. Można to zrobić w dwojaki sposób. W przypadku, gdy właściciel / zarządca budynku dysponuje dokumentacją całego budynku w plikach CAD, to wstępnego oszacowania ewentualnych oszczędności można dokonać w jeden dzień bez żadnego pomiaru. Z kolei, gdy nie ma czytelnej dokumentacji albo posiadana dokumentacja jest w nieedytowalnych plikach można dokonać pomiaru jednego piętra w celu wychwycenia przyjętych do aktualnych wyliczeń podatkowych zasad pomiaru (jeśli nie wynikają one jasno z innych dokumentów). Jednak zarządca/właściciel musi dysponować powierzchniami wyliczonymi do podatku dla każdego piętra osobno. Wtedy, jeśli budynek ma powtarzalne piętra lub powtarzalny charakter (głównie wysokie budynki biurowe) to na małej próbce łatwo można oszacować czy pomiar całości jest w ogóle opłacalny dla budynku i całego portfela inwestycyjnego. Sytuacja jest gorsza, gdy właściciel dysponuje jedną powierzchnią podaną w deklaracji do celów podatkowych, do której nie ma żadnej dokumentacji ani wartości poszczególnych pięter. Wtedy nie da się wykonać kontroli na próbce jednego piętra. Zaawansowani inwestorzy, którzy wiedzą co zamierzają zrobić z budynkiem za kilka lat albo wiedzą ile lat będzie on w ich zarządzaniu często zlecają nawet wykonanie 2 lub 3 opracowań od razu (np.: normą BOMA, do celów podatkowych, do celów aranżacji). Ceny pomiaru i opracowania są nieporównywalnie niższe w przypadku „combo zlecenia” niż pojedynczych trzech zleceń. Dzięki kompleksowej strategii zarządzania powierzchniami portfela nieruchomości da się wygenerować duże oszczędności. Podam jeden z często powtarzanych przykładów właściciela biurowca warszawskiego o powierzchni 80 tyś m² powierzchni, który podszedł do sprawy kompleksowo już w 2013 roku i kontynuuje te zasady do dziś. Indywidualną strategią wygenerowaliśmy ~2,3 mln zł dodatkowego corocznego zysku z najmu. Dodajmy do tego kwotę oszczędności podatkowych rzędu ~50 tyś. zł rocznie i mamy chyba o czym rozmawiać?

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora. W przypadku zawinionego naruszenia praw autorskich sprawca będzie zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu.

Autor artykułu

Measure it soon!