Geodetic Rent-RollTM
Poznaj podstawowe funkcje programu
Lubimy proste rozwiązania, dlatego Geodetic Rent-Roll (GRR) to opracowany przez Zespół Geodetic, oparty na Excelu program do zarządzania powierzchniami najmu. Powstał na podstawie obserwacji i rozmów z setkami zarządców z międzynarodowych i polskich firm rynku nieruchomości komercyjnych. Nie musisz instalować dodatkowego oprogramowania i szkolić siebie i zespołu z obsługi nowego oprogramowania. Wszystkie niezbędne dane do zarządzania budynkiem masz tylko w 3 zakładkach Excela (Geodetic, Rent-Roll, Fakturowanie). GRR to jeden plik dla całego zespołu dostępny na całym świecie z poziomu dobrze zabezpieczonej chmury. Jedna umowa licencyjna z Geodetic, trzy rodzaje członkostwa, dwa poziomy autoryzacji dostępu do plików. Jedyne co musisz mieć to urządzenie z dostępem do Internetu, Excel i darmowe konto Dropbox. Koniec z ręcznym przesyłaniem rent-rolla pomiędzy zespołem, koniec pracy na nieaktualnych plikach i koniec strat finansowych z tytułu najmu.
„Rekordowa różnica w powierzchni budynku na przestrzeni 5 lat zarządzania u jednego z Klientów sięgnęła 30%. Ta sama norma, te same założenia najmu nie mogą zwiększać powierzchni brutto budynku przy zmianie najemców. Przeczytaj gdzie zarządcy popełniają błędy i poznaj Geodetic Rent-RollTM, który wdrażają nasi kolejni Klienci. Oparty na Excelu GRR łączy rent-roll z pomiarami powierzchni, eliminuje błędy, automatycznie generuje dane do faktur i działa z poziomu chmury na różnych stopniach uprawnień użytkowników.” – Adrian Hołub (Board Member, Investor, Lecturer, Surveyor)”
Trzy poziomy Członkostwa
Dodawaj nieograniczoną liczbę użytkowników i sam decyduj ile osób może być w Twoim zespole. Wyróżniliśmy dla Ciebie trzy rodzaje członkostwa w zespole GRR. Geodetic Member ma dostęp do zakładki Geodetic. Z poziomu programu GRR samodzielnie blokujesz dostęp do plików z Rent-Rolla zespołowi Geodetic. Bez haseł nie jesteśmy w stanie otworzyć, edytować ani kasować danych w zakładce Rent-Roll. Manager Member to Twój zespół zarządzający nieruchomością. Sam możesz zdecydować, które dane i na jakim poziomie edycji chcesz udostępnić lease-, asset-, czy property- manager’owi. Outside Member to eksperci zewnętrzni spoza naszego i Twojego zespołu. Zdecyduj czy chcesz przydzielić tymczasowy lub stały dostęp prawnikowi, księgowej, analitykowi, doradcy bankowemu, który potrzebuje mieć chwilowy lub stały podgląd danych dotyczących najmu.
Bezpieczny dostęp na całym świecie z poziomu chmury
Nie musisz kupować dodatkowego miejsca na dyskach – my zapewnimy Ci dostęp do naszych przestrzeni serwerowych z poziomu opłacanego przez nas corocznie konta Dropbox-Geodetic. Nie obawiaj się naszych działań – jako administrator konta jesteśmy tak samo transparentni jak inni członkowie. Raporty Aktywności Członków automatycznie generuje Dropbox i jako administrator nie mamy na nie wpływu. Trzymając plik w chmurze w tym samym miejscu możesz organizować służbowe projekty i być na bieżąco z zespołem na całym świecie. Jest to niezwykłe udogodnienie dla zagranicznych inwestorów posiadających nieruchomości w Polsce oraz Członków zespołu przebywających za granicą w delegacjach.
Dwustopniowa autoryzacja uprawnień dostępu Członków
Kontrolę dostępu na najwyższym poziomie zapewnia Biznesowe Konto Dropbox-Geodetic, na którym pracujemy od lat z naszymi Klientami. Każdemu członkowi zespołu indywidualnie możemy ustawić czy będzie mógł edytować pliki i katalogi czy tylko je wyświetlać i pobierać. Poza Dropboxem masz drugi stopień autoryzacji uprawnień dostępu już z poziomu samego programu GRR. Chroń konto swojego zespołu hasłami, które sam przydzielasz na poszczególne zakładki GRR. Udostępniaj podgląd plików wybranym osobom spoza swojego zespołu poprzez link umożliwiający pobranie. Dzięki temu odbiorca nie musi instalować aplikacji Dropbox. Możesz otrzymać Raport Aktywności Członków, dzięki czemu sprawdzisz, kto, z jakich urządzeń, adresów IP i lokalizacji w danym okresie edytował poszczególne pliki.
Praca na katalogach i plikach
Na jednym pliku GRR pracuje wiele osób. Co więcej, możesz zarządzać kilkoma budynkami. Nic nie stoi na przeszkodzie aby z poziomu Geodetic-Dropbox utworzyć odrębne katalogi dla każdego z budynku osobno i przypisać uprawnienia każdemu członkowi indywidualnie na poszczególne budynki, katalogi lub pliki. Naturalne są zatem wątpliwości, co do pracy wielu osób na jednym pliku. Dropbox daje szereg zabezpieczeń przed nadpisaniem oraz stratą pliku czy folderu. Jeśli w danym momencie nie pracujesz na GRR a robi to inny Członek zespołu to po włączeniu urządzenia wyświetli Ci się powiadomienie na ekranie. Urządzenie po włączeniu automatycznie uruchamia synchronizację (aktualizację) plików a po zakończeniu tego procesu masz pewność, że pracujesz na aktualnych dokumentach. Aktualizacja jednego pliku GRR to kilka sekund. Jeśli inny członek zespołu w tym samym czasie otworzy ten sam plik to będziesz o tym wiedział – on również. W przypadku, gdy dwie osoby w tym samym momencie zapiszą ten sam plik pod taką samą nazwą to utworzone zostaną dwa odrębne pliki a w samej nazwie pojawi się stosowny komunikat. Nie ma możliwości, by plik programu GRR został nadpisany przez innego Członka zespołu. Masz podejrzenie, że jakiś plik został przez kogoś z zespołu niechcący skasowany? Nie martw się. Geodetic-Dropbox daje Ci funkcję odzyskiwania utraconych plików do 120 dni. W przypadku zmian aranżacji budynku i wykonania pomiarów aktualizujących stan najmu aktualizujemy dane w GRR ale zawsze masz wgląd w archiwalne pliki katalogowane dla każdego miesiąca osobno.
Zakładka Geodetic
Tutaj znajdziesz wyniki z kalkulacji lub pomiarów powierzchni. Zawsze będziesz mieć podgląd do aktualnych danych wyjściowych wpisywanych przez dwóch Członków z grupy Geodetic Member (podgląd i edycja). Ograniczony dostęp do tej zakładki posiadają Członkowie grupy Manager Member lub Outside Member. Mają oni tylko możliwość podglądu zakładki. Dzięki temu widzą dane z pomiarami powierzchni wykonanymi przez Geodetic, ale nie mogą ich edytować lub skasować. Daje to komfort pracy i pewność, że pracuje się na ostatecznych plikach z aktualnym stanem najmu w budynku. Zakładka zawiera powierzchnie najmu poszczególnego najemcy, powierzchnię całkowitą brutto najmu, powierzchnie magazynów, sumę powierzchni biur, handlu, magazynów i inne wartości. Tutaj są również wyliczone powierzchnie wspólne piętrowe i budynkowe – zarówno te rzeczywiste wynikające z pomiaru całości budynku jak i te umowne ustalone według możliwości rynkowych.
Zkładka Rent-Roll
Zakładka Rent-Roll to miejsce na działania członków z grupy Manager Member. Tu naliczą oni stawki czynszów za najem i za powierzchnie wspólne, rabaty na powierzchnię, stawki za miejsca postojowe, stawki za powierzchnie magazynowe, daty umowy najmu, przekazania powierzchni, długość trwania umowy, dane ubezpieczeniowe i wiele innych funkcji.). Dane wyjściowe do tej zakładki są eksportowane automatycznie z zakładki Geodetic. Daje to gwarancję, że osoby z ramienia zarządcy budynku pracują na aktualnych powierzchniach. Nie zaistnieje również sytuacja, w której powierzchnia brutto budynku zwiększy się lub zmniejszy po kilku latach – jest to notorycznie popełniany błąd w zarządzaniu powierzchniami. Przydziel indywidualne uprawnienia do tej zakładki członkom z grupy Manager Member. Pamiętaj, że osoby z grupy Geodetic Member nie mają dostępu do tych danych. Przydatna jest również funkcja przydzielenia do tej zakładki dostępu osobom z grupy Outside Member – np. prawnikowi, który przygotowuje umowy najmu. Masz pewność, że wpisze do umowy odpowiednie pojęcia, powierzchnie oraz współczynniki. Błędy prawne w umowach to częsta podstawa do podważenia słuszności naliczonych powierzchni.
Zakładka fakturowanie
Zakładka Fakturowanie automatycznie generuje dane do faktur. Poprzez odpowiednie algorytmy dane są eksportowane z zakładki Rent-Roll. Możesz automatycznie filtrować dane konkretnego najemcy do jednej faktury nawet jeśli ma on lokale na różnych piętrach. Jest też możliwość filtrowania po funkcji powierzchni (np.: powierzchnie magazynów). Do tej zakładki możesz przydzielić dostęp również księgowej. Nie musi ona widzieć danych w pozostałych zakładkach GRR. Dzięki temu masz pewność, że do faktur zostaną wpisane prawidłowe dane. Błędy na fakturach wynikające z wpisania niewłaściwych wartości to częsty przypadek. Przykładem może być wpisywana na fakturze powierzchnia 50m2 na rzecz jednego najemcy w sytuacji, gdy faktycznie miał on przydzielone 250m2. Przez kilka lat zarządca nie zorientował się o błędzie a najemca z oczywistych kwestii sam nie poruszał tematu. Wgląd do tej zakładki możesz przydzielić również pracownikowi banku, w którym firma ubiega się o leasing lub kredyt inwestycyjny. Obie te osoby mogą mieć tylko możliwość podglądu plików bez możliwości ich edycji i skasowania.
Minimalne wymagania techniczne
Co musisz mieć by korzystać z GRR? Mamy tylko cztery proste wymagania techniczne. Przede wszystkim musisz posiadać urządzenie (tablet, laptop, smartfon, itp.). Urządzenie musi mieć dostęp do Internetu podczas pracy na plikach. Kolejny wymóg to standardowy program zarządcy nieruchomości – Excel. Ostatni obligatoryjny element Członka GRR to zainstalowane darmowe konto Dropbox z przestrzenią 2GB danych. Jeden plik GRR waży średnio 2MB. Jeśli masz więcej nieruchomości, którymi chciałbyś zarządzać z poziomu GRR albo potrzebujesz archiwizować pliki i przekroczą one 2GB danych to przydzielimy Ci dodatkową licencję z dostępem do 3TB (płatne 10€ rocznie/licencję). Nie będziesz musiał zakładać własnego konta Business Dropbox, w którym od razu musiałbyś wykupić kilka takich licencji. Zastanawiasz się pewnie, czy pliki zapisują się na dysku Twojego komputera? Mogą ale nie muszą – do tych ustawień służą parametry inteligentnej i wybiórczej synchronizacji danych. Możesz przechowywać dane tylko w chmurze, albo w chmurze i na komputerze – decyzja należy do każdego członka zespołu. Nie musisz zatem dysponować dodatkową przestrzenią na własnym urządzeniu.
Komentarz Eksperta
Prawidłowe pomiary powierzchni i ich poprawna archiwizacja to duże wyzwanie zarówno dla zarządców, jak i samych właścicieli nieruchomości. Inwestorzy nabywając budynek na rynku wtórnym, przejmując dokumentację od sprzedających, nie mają często komfortu otrzymania ewidencji dokładnie przemierzonej i przeliczonej powierzchni. Pomiary mogły być bowiem sporządzane w różnym czasie, a bywa że i innymi metodami lub z różnych względów, dla tych samych metod przyjmowano różne odstępstwa. Mamy więc sytuację, w której inne dane dotyczące wielkości powierzchni występują w dokumentach budowlanych i projektach, inne w materiałach marketingowych, a jeszcze inne wynikają z umów najmu i rent roll’i prowadzonych przez osoby administrujące umowami najmu. Tymczasem przecież dla właściciela budynku komercyjnego dokładna znajomość powierzchni całości oraz poszczególnych jednostek najmu jest sprawą podstawową. Metraż to produkt, którym handluje on na rynku nieruchomości, stąd poprawna i przejrzysta ewidencja i jasny sposób kalkulacji ułatwi mu zarówno proces fakturowania jak i leasingowy. Otrzymanie jednego narzędzia, w którym w sposób jednolity prowadzić można ewidencję powierzchni i zmian w podziałach będzie z pewnością dużym ułatwieniem dla wszystkich uczestników rynku