Kompleksowe zarządzanie stanem technicznym budynków
Dedykowana Aplikacja wspiera zarządzanie budynkami Leroy Merlin
Leroy Merlin globalnie dba o najwyższe standardy bezpieczeństwa swoich obiektów i nieustannie ulepsza gwarantujące to procedury. Dlatego mając na terenie całego kraju ponad 60 obiektów wielkopowierzchniowych przeszliśmy proces wdrożenia indywidualnego rozwiązania zapewniającego dostęp do wiedzy o tym czy realizowane zalecenia bieżącej obsługi technicznej są wykonywane właściwie i czy zapewniają bezpieczeństwo naszych pracowników i klientów.
Standard serwisów technicznych
Jako firma o międzynarodowej kulturze wypracowaliśmy standard serwisów technicznych, które obowiązują we wszystkich obiektach w Polsce. Jednak, przy szybkim rozwoju organizacji, procedury zaczęły być trudne do nadzoru i określenia stopnia zaangażowania oraz realizacji zaleceń z zakresu procedur bezpieczeństwa technicznego. Było to również uciążliwe w zakresie bieżącej kontroli nad utrzymaniem budynków w stanie niepogorszonym. Decydując się na poszukiwania rozwiązań rynkowych nie zdawaliśmy sobie sprawy, jak mało jest elastycznych rozwiązań mogących służyć podobnym obiektom. Rozwiązań, dających pewność bezpieczeństwa i przepływu informacji na temat stanu technicznego obiektów. Dlatego, efektem naszych prac było stworzenie „szytego na miarę” systemu, który wesprze zarządzanie serwisami technicznymi w naszych nieruchomościach.
Zagwarantować bezpieczeństwo
Najdoskonalsza nawet procedura zawsze może zawieść, jeśli za jej wykonanie odpowiedzialny jest człowiek. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy technik zapomina powiadomić kierownika sklepu, że alarm przeciwpożarowy ma krytyczną usterkę. To, że awaria się jeszcze nie zdarzyła, nie oznacza, że nie może się zaraz zdarzyć. Dlatego właśnie potrzebowaliśmy rozwiązania, które w czasie rzeczywistym umożliwi nam pełny nadzór nad stanem technicznym wszystkich naszych nieruchomości. Potrzebowaliśmy wiedzieć czy wszystkie planowane przeglądy (codzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne) były wykonywane we właściwym czasie oraz czy wskazywały jakieś usterki i co najważniejsze czy zostały one już usunięte. Chodziło o zachowanie ciągłości w zakresie informacji. Istotne było to również ze względu na rotację pracowników. Jeśli ktoś zmienia miejsce pracy, to nowa osoba potrzebuje czasu, aby się wdrożyć. A to oznacza, że przy pominięciu czegoś w przekazywanej informacji może ona nie wykonać przeglądu lub naprawy na czas albo nie zrobi tego w ogóle.
Wyzwania i rozwiązania
Analizując sytuację w sklepach zespół projektowy Leroy Merlin doszedł do wniosku, że pracownicy poświęcają zbyt dużo czasu na czynności związane z zarządzaniem nieruchomościami – w tym przeprowadzanie kontroli oraz prace administracyjne. W związku z tradycyjnym, papierowym systemem administrowania danymi o wykonywanych czynnościach, reakcja na niektóre zgłoszenia serwisowe lub zdarzenia losowe była zbyt długa. Centrala firmy nie posiadała pełnej kontroli nad obowiązkowymi okresowymi serwisami technicznymi i administracyjnymi oraz bieżącym wykonaniem zaleceń z protokołów. Bazowano wyłącznie na papierowych książkach i zestawieniach, co uniemożliwiało bieżącą kontrolę nad zadaniami z zakresu bezpieczeństwa. Nie mogliśmy również porównywać on-line wszystkich naszych nieruchomości.
Poszukując systemu
Szukając odpowiedniego systemu okazało się że ¾ oferowanych na rynku programów reklamowanych, jako dedykowane zarządzaniu nieruchomościami jest dostosowanych do księgowości i rozliczania kosztów, a nie do zarządzania budynkiem. Finalnie, do współpracy wyłoniona została firma Gecos, która była w stanie dostosować system do naszych potrzeb – usunąć moduły, które uznaliśmy za zbędne, dopisać funkcje, tak aby jak najlepiej dopasować system do firmy. Istotnym elementem współpracy była wizja lokalna twórców oprogramowania. Dzięki temu poznali oni od podszewki wszystkie procedury obowiązujące w organizacji i krok po kroku odtworzyli je w systemie. Zależało nam, m.in. na zagwarantowaniu spójności i jednolitości wykonywanych serwisów. Tak, aby w każdym obiekcie były wykonywane dokładnie te same procesy. Udało się stworzyć narzędzie, które minimalizuje ryzyko pominięcia czynności napraw technicznych. W system są „wszyte” ustandaryzowane procesy obsługi i utrzymania nieruchomości. Dzięki temu centrala ma pewność, że technik każdego dnia naprawdę sprawdza ciśnienie na manometrze pompy pożarowej. Niemożliwe jest tylko odhaczenie w aplikacji, że zadanie zostało wykonane.
Zakres projektu
Projekt obejmował stworzenie systemu do zarządzania stanem technicznym oraz dokumentacją nieruchomości. Jengo usprawniło obieg informacji dotyczący nieruchomości między sklepami a centralą firmy. Narzędzie umożliwia controlling i raportowanie kosztów oraz poziomu realizacji zadań z obszarów operacyjnych dla osób zarządzających. Umożliwia planowanie remontów, przeglądów, czy postępowań ofertowych. Pomaga skoordynować współpracę z podwykonawcami.
Wdrożenie składało się z kilku etapów, a każdy z nich wymagał ogromnego zaangażowania obu stron. Już w trakcie analizy przedwdrożeniowej doszliśmy do wniosku, że nasi podwykonawcy muszą zostać wyposażeni w dedykowane rozwiązania mobilne, aby maksymalnie przyspieszyć zgłaszanie i rozwiązywanie usterek. W efekcie nie tylko otrzymaliśmy taką aplikację, ale również została ona w pełni zintegrowana z głównym systemem Jengo oraz z kluczowymi jego obszarami.
Wdrożenie systemu finansuje się w oszczędności czasu pracowników w niespełna rok.. Wprowadzenie nie wymagało od nas żadnych inwestycji sprzętowych, bo każdy pracownik Leroy Merlin posiada służbowy telefon Mobility z dedykowanymi dla niego aplikacjami. Wystarczyło zainstalować na nim aplikacje Jengo.
Zwolnienia czy wzrost produktywności zespołu?
Kiedy zespół projektowy z Leroy Merlin zaczął rozmawiać o wdrożeniu systemu z pracownikami technicznymi sklepów obawiali się, że będzie to oznaczało redukcję etatów.. Nic takiego nie było podstawą do wdrażania systemu. Jengo ułatwia terminowe wykonywanie obowiązkowych okresowych serwisów, przeglądów technicznych i administracyjnych w sklepach. Oferuje automatyczne generowanie protokołów z serwisów i przeglądów zgodnych ze standardem Adeo. Umożliwia bieżącą weryfikację wykonania prac wynikających z noty dotyczącej bezpieczeństwa użytkowania sklepów oraz generowanie zbiorczych raportów. Przyspiesza proces tworzenia raportu z przeglądu systemów regałowych, umożliwia nadawanie terminów i kodów, automatyczne monitorowanie wykonania napraw oraz zmianę kodów dla usterek zmieniających ważność w zależności od czasu realizacji zaleceń. Wdrożony system umożliwia szybszą reakcję na usterki oraz bezzwłoczne wykonanie zaleconych napraw a przede wszystkim także kontrolę ich realizacji. Dzięki Jengo wzrasta produktywność pracowników wykonujących prace związane z zarządzaniem nieruchomościami i ciągły nadzór nad bezpieczeństwem budynków Wprowadzenie systemu przyniosło firmie oszczędności, co policzył dział organizacji Leroy Merlin. Pracownik techniczny w sklepie codziennie musi zrobić obchód, przyjmuje zewnętrzne serwisy do kotłowni, pompowni, planuje serwisy i naprawy. Odkąd ma do dyspozycji serwis, jedyna różnica jest taka, że nie pisze na kartce, tylko wprowadza dane do aplikacji. On realnie zyskuje najmniej czasu – szacunkowo godzinę miesięcznie. To pozornie niewiele czasu, ale zupełnie inna jest jakość wykonywanej przez niego pracy, ciągłość prac podczas jego nieobecności lub – co się zdarza – rotacji pracowników. Osoby pracujące na wyższych szczeblach, mają bieżącą awizację zadań, które nie zostały wykonane w terminie. Zadania pracownika technicznego nadzoruje kontroler zarządzania. Równolegle odbywa się kontrola w księgowości, bhp, finanse, itp. Kluczowe jest, aby nie tracić czasu na odpytywanie technika z wykonanych zadań. Według naszych szacunków kontroler zyska co najmniej 4 godziny w miesiącu. Kolejną godzinę zyska dyrektor sklepu.
400 użytkowników i 100 obiektów
Aplikacja pozwala zapewnić najwyższą jakość obsługi technicznej, a co za tym idzie – bezpieczeństwo, dlatego zamierzamy dalej rozwijać system. W kolejnych etapach wdrożenia serwisanci będą mogli przeprowadzać przeglądy i serwisy przez nich wykonywane a firmy Gwarancyjne naprawy i przeglądy gwarancyjne. Dzięki temu centrala firmy będzie globalnie dysponować informacjami, np. o awaryjności poszczególnych urządzeń. Pozwoli to zoptymalizować przyszłe decyzje zakupowe. System Jengo pomoże przeanalizować, np. roczny koszt utrzymania sklepu pod kątem serwisu i napraw związanych z utrzymaniem budynku. System do końca 2019 roku będzie miał 250 użytkowników w 68 obiektach. Będzie obsługiwany przez kilkanaście firm świadczących usługi serwisu zewnętrznego. Docelowo w systemie będzie pracowało do 400 użytkowników w 100 obiektach.
