Zarządzanie portfelem nieruchomości nie tylko dla gigantów
Czy najemca powinien zarządzać nieruchomością?
Na zarządzanie portfelem nieruchomości często patrzymy przez pryzmat kompleksowych usług oferowanych przez liderów rynku nieruchomości komercyjnych – usług zarządzania nieruchomościami, zarządzania aktywami czy inwestycjami. Klasyczne rozumienie zarządzania portfelem nieruchomości rożni się od tego przedstawionego w niniejszej publikacji. Niekoniecznie musimy być właścicielem jednej lub więcej nieruchomości by mieć interes w tworzeniu strategii mających na celu optymalizację rentowności w oparciu o analizę zajmowanych przez nas nieruchomości.
Kto zarządza portfelem nieruchomości?
Większość przedsiębiorców, których spotykałam na swojej drodze sądzi, że zarządzanie portfelem nieruchomości zarezerwowane jest dla międzynarodowych korporacji i nie ma nic wspólnego z ich działalnością. Nic bardziej mylnego. Owszem, największe doradcze firmy z rynku nieruchomości świadczą tego typu usługi innym – często jeszcze większym graczom biznesowym i międzynarodowym korporacjom. Jednak to nie znaczy, że firmy sektora MŚP lub nawet prywatni inwestorzy nie mogą czynić podobnych praktyk adekwatnych do ich skali. Często ograniczeniem, jakie blokuje jakąkolwiek działalność mniejszych przedsiębiorców jest przeświadczenie, że przecież nie są oni w posiadaniu żadnych nieruchomości, bo jedynie wynajmują kilka czy kilkanaście lokalizacji. Bingo!
Umowa najmu daje nam prawo do nieruchomości na określonych w niej zasadach, więc jest swoistym prawem do nieruchomości i taką nieruchomość też powinniśmy rozpatrywać, jako składnik naszego portfela, a przede wszystkim świadomie nim zarządzać.
Najemca zarządcą nieruchomości
Tu mogą pojawić się głosy, że przecież jako najemcy nie mamy dużego wpływu na nieruchomość, nie władamy nią ani też nie jesteśmy decyzyjni w pewnych kwestiach – i tu moja pełna zgoda. Jednak, jako najemcy mamy też swoje prawa i obowiązki, których powinniśmy być świadomi. A przede wszystkim, mamy prawo mierzyć efektywność danej lokalizacji w zestawieniu razem z naszymi innymi lokalami poprzez kontrole wydatków związanych z nieruchomością i innych istotnych dla nas parametrów. W zależności od naszej działalności mogą to być statystyki odwiedzających, przychody generowane przez daną lokalizację czy wykorzystanie najmowanej powierzchni (liczba biurek w zestawieniu z liczbą pracowników na pełen etat). Tych parametrów możemy namnażać, bo wszystko zależy od obszaru naszej działalności, charakteru budynku czy też strategii jaką przyjęliśmy. W momencie, kiedy jesteśmy właścicielem kilku nieruchomości wydaje nam się, że nie ma już potrzeby analizować tych danych albo co gorsze, że wszystkie dane mamy w głowie i wszystko jest pod kontrolą.
Kompleksowy zbiór danych
Czy też jesteśmy prezesem korporacji, dyrektorem ds. rozwoju czy właścicielem średniego przedsiębiorstwa zależy nam by mieć kontrolę nad tym czym zarządzamy. Jeśli chodzi o istotę naszego głównego biznesu jesteśmy zazwyczaj świetnie zorientowani. Znamy wyniki sprzedażowe, statystki wzrostu dochodu czy wygenerowanych oszczędności i inne wartości, które świadczą o naszych postępach i są nam regularnie raportowane, ale zazwyczaj bardzo rzadko wiemy jakie liczby stoją za naszymi nieruchomościami. Wynika to z faktu, że zazwyczaj informacje o nieruchomościach rozczłonkowane są na kilka obszarów. Część z nich jest w księgowości, kolejna część u prawnika, a ostatni element w dziale administracyjnym, który na codziennie zarządza w mikro skali naszym biurem. Gdybyśmy tak spojrzeli na każdy dokument dotyczący nieruchomości jak na zbiór istotnych informacji dla naszego przedsiębiorcy, zobaczymy jak istotnym elementem jest należyte zajęcie się nim. Zajęcie się nim w ujęciu kompleksowym. Umożliwia nam to streszczenie najistotniejszych klauzul wraz opcjami, na postawie których nasze prawa będą przejrzyste a daty automatycznie zostaną wpisane do naszego kalendarza, co jest znacznie bardziej efektywne aniżeli każdorazowe przeglądanie umowy, która potrafi mieć kilkadziesiąt czy nawet kilkaset stron.
Umowa najmu musi „żyć”
Dzięki kompleksowemu spojrzeniu na umowę oraz szczegółowej analizie przedstawionej w formie zbioru danych, będziemy w stanie włączyć informacje o nieruchomościach do regularnego raportowania efektywności naszych działań operacyjnych (core business) i podeprzeć nimi strategiczne decyzje biznesowe. Wynika to z faktu, że gdy różne elementy zestawimy obok siebie nasze analizy nabiorą pełniejszego kształtu i jest duża szansa że zobaczymy wartości i opcje, których wcześniej nie dostrzegaliśmy. W gruncie rzeczy sprowadza się to do tego, że śpimy spokojniej. Umowa najmu powinna być dokumentem który „żyje” przez cały okres trwania a nie takim, do którego zagląda się w momencie, gdy trzeba coś sprawdzić.
Dane istotą dobrego zarządzania
Wydawać by się mogło, że tym najważniejszym elementem w procesie będzie odpowiednio dostosowane i kompleksowe narzędzie lub specjalista, który bezpośrednio będzie nim operował i doglądał naszych nieruchomościowych aktywów. Gdybyśmy jednak zechcieli spojrzeć na zarządzanie portfelem pod kątem zarządzania danymi (data management) to najważniejszym elementem jest ta najmniejsza jednostka czyli właśnie dane. Rzetelne i aktualne informacje, które są zbierane a następnie w uporządkowany sposób sklasyfikowane i zapisywane w systemie. Bez tego, ani narzędzie ani specjalista nie zapewni nam oczekiwanych rezultatów.
Jakie treści niosą raporty?
Spora część średnich i dużych przedsiębiorstw mniej lub bardziej świadomie zarządza portfelem nieruchomości. Coraz częściej spotykam jednak raporty pokazujące lokalizacje przedsiębiorstw wzbogacone o inne ważne informacje takie jak: koszty najmu, koszty eksploatacyjne, terminy wygaśnięcia umowy czy wcześniejszego wyjścia z umowy albo dane na temat powiększenia wynajmowanej powierzchni. W takim przypadku, kolejnym krokiem jest przyjrzenie się czy zebrane informacje są już wystarczające do przeprowadzenia kompleksowej analizy czy też należałoby rozszerzyć ją o dane, które z jakiegoś względu zostały pominięte na etapie kompletowania informacji. Informacji takich jak: dodatkowe opcje zabezpieczone przez umowę, istotne klauzule zapisane w umowie, np. indeksacja czynszu, podnajem powierzchni czy też zmiany w aranżacji powierzchni. Mając komplet danych – rzetelnych i aktualnych, możemy przystąpić do kompleksowych analiz, które znacząco mogą wesprzeć w procesie podejmowania decyzji biznesowych. To co jest kluczowe w tym procesie to by dane, z których korzystamy były odpowiednio interpretowane i mierzone a następnie były na bieżąco aktualizowane i weryfikowane.
Żeby zacząć, potrzeba niewiele
Po przeszło 10 latach pracy w korporacji z najlepszymi narzędziami dedykowanymi do zarządzania nieruchomościami i raportowania, wiem że to aktualne informacje są tym najważniejszym elementem układanki. Jeśli nie stać nas by wynająć firmy doradcze, które kompleksowo zajmą się naszymi nieruchomościami i przygotują dla nas gotowe analizy, wystarczy, że sami poczynimy starania. By zacząć potrzeba niewiele – zeskanowany dokument z dobrym opisem, streszczenie najważniejszych zapisów z umowy a następnie ubranie tych danych w tabele i wpisanie kilku istotnych dat do kalendarza. Najważniejszą pracę jesteśmy w stanie często wykonywać bez zwiększania nakładów pracy czy ludzi – ale poprzez edukację i usprawnienia procesowe.
