Potencjalny najemca lokalu przegląda umowę i zwykle zwraca uwagę na kwoty za m2 wynajmowanej powierzchni. A czy zastanawia się nad tym skąd wzięła się powierzchnia wpisana w tej umowie? W bardzo wielu przypadkach, które spotkałem w 12-letnim doświadczeniu podczas kalkulacji ~5 mln m2 powierzchni – wartości te nie były takie jak stan faktyczny. Ma na to wpływ wiele czynników. Warto zapoznać się z nimi i świadomie podpisać umowę najmu lokalu. Niniejszym artykułem chciałbym uświadomić obie strony transakcji jak istotne jest posiadanie rzetelnej jakości materiałów.
Brak obowiązującej normy
W Polsce nie ma obowiązującej normy do wyliczenia powierzchni najmu lokali (biurowych, usługowych, magazynowych). Rynek nieruchomości komercyjnych stosuje do tych celów 8 norm pomiaru powierzchni (BOMA Office, BOMA Retail, BOMA Industrial, Tegova, GIF, PN-ISO 9836:1997, IPMS, RICS). Warto zaznaczyć, że część właścicieli czy zarządców wynajmuje powierzchnie przy zastosowaniu własnych metod pomiaru i kalkulacji powierzchni niezwiązanych z żadną normą. Zamieszanie robi też fakt, że ponad zdecydowana większość obliczając powierzchnie najmu wprowadza modyfikacje zapisów normy.
Modyfikacje norm pomiaru powierzchni lokali
Zmiany norm powierzchni są stosowane zarówno w celu zwiększenia powierzchni najmu, jak i w celu jej zmniejszenia (w zależności od charakteru obiektu i tego co jest w stanie zaakceptować rynek). Jak ma się w tym odnaleźć najemca? Porównując powierzchnię najmu / powierzchnię użytkową w normie BOMA Office względem normy PN-ISO 9836:1997 na budynku biurowym o powierzchni ok 20 000m² należy przyjąć, że różnica ta wyniesie nawet ok 7-8% na korzyść normy BOMA. Jeżeli weźmiemy pod uwagę dodatkowo współczynnik powierzchni wspólnej budynkowej i współczynnik powierzchni wspólnej piętrowej to różnica sięgnie ok 15%. Wynika to z faktu, że w normie PN-ISO 9836:1997, nie występuje pojęcie współczynników powierzchni wspólnej. Modyfikacje norm są robione po to, żeby w standardzie, który daje zbyt małą powierzchnię najmu nastąpił wzrost powierzchni najmu. Dodatkowo żadna norma oprócz BOMA nie podaje w ogóle wartości współczynników piętrowych i współczynnika budynkowego. Chodzi tu zarówno o powierzchnię najmu do wyłącznego korzystania (tylko biuro danego najemcy) jak i powierzchnię najmu dodaną do powierzchni biura poprzez powierzchnię wspólną piętra (współczynnik piętrowy) i powierzchnię wspólną budynkową (współczynnik budynkowy).
Błędy w umowach najmu
Wykonując audyty zapisów w umowach najmu dotyczących powierzchni najczęściej zauważam rozbieżność stosowanych definicji w samej umowie najmu, na rzucie oraz w wyliczeniach powierzchni wykonywanych przez geodetę. Często w błędnie stosowanych pojęciach w umowach najmu, czy źle wykonanych kalkulacjach powierzchni powstaje luka w powierzchni, o którą często są roszczenia finansowe. Dotyczą one zwrotów pieniędzy za niesłusznie naliczone powierzchnię najmu. Kto za to odpowiada? Najczęściej błędy są w konstrukcjach umów najmu. Prawnicy często nie mają specjalistycznej wiedzy na temat norm pomiaru powierzchni, niechętnie chcą poprosić o wsad w zakresie tych zapisów od nas. Co więcej często zamieniają stosowane przez nas pojęcia z przekazywanej dokumentacji pomiarowej, bo uważają, że praktykuje się inaczej. Finalnie następuje mieszanie pojęć miedzy normami, które w każdej z nich oznaczają co innego. To daje miejsce do roszczeń dla najemców. Nie winię tu prawników, bo jak wykażę dalej nawet geodeci często tego nie wiedzą. Podam kilka przykładów, gdzie roszczenia najemców względem wynajmującego byłby zasadne.
Błędy w naliczaniu współczynników powierzchni wspólnych
Przykład sprzed kilku lat, gdzie wynajmujący w umowie zawarł zapisy dotyczące powierzchni najmu „powierzchnia najmu liczona jest zgodnie z normą GIF” i drugi zapis „współczynniki powierzchni wspólnej piętrowej i budynkowy liczony zgodnie z normą GIF”. Norma GIF nic nie mówiła o wyliczaniu jakiegokolwiek współczynnika powierzchni wspólnej. Norma nie zawierała takich pojęć. Spowodowało to żądanie zwrotu opłat za cały okres umowy najmu za wszystkie powierzchnie wspólne na piętrze i powierzchnie wspólne budynkowe. Było to ok 12% powierzchni a tym samym kwoty najmu.
Różnice między pojęciami
Przykład drugi to wynajem budynku biurowego, gdzie właściciel budynku zdecydował, że wynajem będzie realizował w oparciu o normę Tegova a wszelkie pojęcia stosowane w umowie najmu jak i na samych rzutach powierzchni zaczerpnął z normy BOMA. Nie da się przejść wprost z nazewnictwa pojęć z jednej normy na drugą normą. Spowodowało to aneksowanie podpisanych już wcześniej umów najmu i rozdrażnienie najemcy.
Niewiedza geodetów
Przykład trzeci to zdarzenie z ostatnich 2 tygodni. Dostałem zapytanie od jednej z firm szkoleniowych aby poprowadzić warsztat z norm pomiaru powierzchni, z naciskiem na normę Tegova w jednym z miast w Polsce. Takie same zapytanie po kilku dniach przyszło od drugiej firmy organizującej szkolenia, która szuka szkoleniowca w tym samym zakresie do tego samego miasta. Początkowo myślałem, że chodzi o inwestora, czy zarządcę nieruchomości, który chce uporządkować wiedzę w tym zakresie. W tym samym czasie z tego samego miasta zadzwonił do mnie geodeta, który pilnie szuka osoby, która nauczy go zasad pomiaru powierzchni wg. normy Tegova. Na sam koniec zadzwonił zarządca tego budynku (jedna z największych firm) z pytaniami o normę Tegova i szybko doszliśmy, że chodzi o pomiar tego właśnie budynku przez tą właśnie firmę geodezyjną, która robi pomiar pierwszy raz. Już po wstępnej rozmowie z zarządcą stwierdziłem bardzo duże błędy w opracowaniu powierzchni najmu i powierzchniach wspólnych. Jest to przestroga dla wynajmujących i najemców, aby korzystać z osób, które mają doświadczenie w normach pomiaru powierzchni z uwzględnieniem zapisów i zasad, które przyjmie rynek najmu.
Błędy w podstawowych zasadach liczenia
Przykład 4 to często zdarzające się pomyłki zamienienia wartości współczynnika piętrowego i budynkowego. Efekt tego jest taki, że ostateczna powierzchnia najmu nic się nie zmieni. Bo jeżeli mam biuro o powierzchni 100m² a współczynnik piętrowy wynosi 10% (1,10) a budynkowy 5%(1,05) to wyliczenie powierzchni najmu „brutto” wylicza się 100m²x1,05×1,10=115,5m². Załóżmy, że budynek ma powtarzalne piętra i współczynnik piętrowy na każdym z nich jest taki sam. Niby wszyscy wiedzą, że mnożenie jest przemienne, jednak kiedy mnożymy przez siebie nieodpowiednie liczby to powstaje chaos. Gdy zamienimy w mnożeniu na jednej kondygnacji współczynnik piętrowy z budynkowym to na tym piętrze wyjdzie inna powierzchnia wspólna piętrowa i budynkowa. Robiąc ten błąd kilkukrotnie na jednym budynku w przypadku pięter o niepowtarzalnym układzie wynajmujący ma totalny chaos w umowach najmu. Robi się zamieszczanie i jest to pierwszy krok aby cały rent-roll zarządcy rozsypał się i generował już dalsze błędy.
Błędne zaokrąglenia powierzchni
Przykład piąty to błąd samego tylko zastosowania współczynnika piętrowego, który najczęściej powstaje z wyliczeń prowadzonych w excelu. Program ten, wyświetla liczby po przecinku z taką ilością jaką wskażemy ale liczy z dużo większą dokładnością („absolutną”). Można sobie porobić zaokrąglania w excelu, ale to już będzie pierwszy poważny błąd. Załóżmy, że współczynnik piętrowy po pomiarze całego piętra wynosi 1,0546012 a w excelu się wyświetla wartości 1,055 (czyli 5,5%). Weźmy teraz najemcę, który ma 3000m². To tak wyliczymy 3000m²*1,055=3165m² a tak wyliczymy 3000m²*1,054012=3162,036m². Czyli mamy różnicę 3m². Dla całego dużego budynku mówimy tu o kilkudziesięciu m² różnicy. Zarządcy często nie potrafią dojść dlaczego jak wynajmują całe piętro jednemu najemcy a za kilka lat to samo piętro jest wynajęte kilku najemcom to łącznie powierzchnia najmu tego jednego danego piętra się różni w tych dwóch okresach. A wystarczy w umowie najmu wpisać wartość współczynnika piętrowego jako liczbę z pięcioma czy sześcioma cyframi po przecinku a samą powierzchnię najmu zaokrąglać i zapisywać z jednym miejscem po przecinku (czyli do jednej dziesiątej m²). Czyli w naszym obliczeniowym przypadku będzie to 3162,0m².
Nieformalne pojęcie GLA
Kolejnym przykładem powstania rozbieżności jest stosowanie pojęcia GLA w najmie powierzchni biurowej. Definicja GLA nie występuje w żadnej normie dotyczącej powierzchni biurowej. GLA, jako pojęcie jest zdefiniowane w normie BOMA Retail, czyli takiej, którą wykorzystujemy przy pomiarze centrów handlowych. W różnych firmach zauważyłem, że powierzchnia GLA jest różnie definiowana, a więc nie da się porównać GLA różnych inwestorów.
Najemca nie zleci kontroli współczynników
Analizując te wszystkie anegdoty należy się zastanowić czy najemca powierzchni biurowej może w jakikolwiek sposób skontrolować wynajmującego? W zdecydowanej większości wypadków niestety najemca nie jest w stanie nic skontrolować. Dotyczy to nawet powierzchni, którą on sam wynajmuje. Na kilku przykładach wytłumaczę dlaczego tak się dzieje. Załóżmy, że współczynnik budynkowy jest wartością, która powstaje na podstawie pomiaru całego budynku (czyli nie jest to wartość umowna). Aby najemca mógł sprawdzić poprawność wyliczeń współczynnika budynkowego to musiałby zlecić pomiar absolutnie całego budynku. Czyli wszystkich powierzchni najmu, wszystkich powierzchni wspólnych piętrowych i powierzchni wspólnych budynkowych. Zarządca nieruchomości na pewno (praktyka też to pokazała) nie zezwoli na wchodzenie na powierzchnie innych najemców aby jakiś dany najemca chciał sprawdzić wyliczenia współczynnika budynkowego. Nadmienię tylko, że polecam przy współczynniku budynkowym stosować wartości umowne (niezależne od wyliczeń). Jest to korzystne dla obu stron. Wartość współczynnika budynkowego w budynkach biurowych powinna odzwierciedlać rynek i wynikać z relacji podaż-popyt. Inną historią są współczynniki powierzchni wspólnych w centrach handlowych i magazynach, ale to wywód na kolejny artykuł. Sytuacja druga to sprawdzenie wartości współczynnika piętrowego. Tutaj zawężamy obszar pomiaru do tylko jednego danego piętra. Jednak i tu jeżeli nie pomierzymy powierzchni wszystkich najemców na piętrze i powierzchni wspólnych piętra to nie wyliczymy żadnej wartości współczynnika piętrowego.
Najemca nie sprawdzi wyłącznej powierzchni najmu
Najemca jest również na przegranej pozycji w sytuacji, gdy chce pomierzyć tylko swoją powierzchnię najmu do wyłącznego korzystania. Powierzchnie te mierzone są przeważnie w osi ściany rozdzielającej dwóch najemców, którzy są obok siebie. Jeżeli kontrolujący nie będzie miał możliwości wejścia na sąsiednie powierzchnie aby na osnowę pomierzyć ścianę (dokładnie znając jej współrzędne położenia z dwóch stron) to nie będzie możliwości wyznaczenia dokładnie osi ściany rozdzielającej najemców, czyli linii do której jest liczona powierzchnia najmu.
Tajna broń najemcy
Jak widać sytuacja najemcy, który chce sprawdzić powierzchnię najmu jest słaba. Można oczywiście się starać, aby zarządca budynku udostępnił dokumentację z pomiaru całego budynku. I tu najemca ma potężna broń w rękach. Umowa, którą podpisał i załącznik graficzny załączany do niej z rzutem lokalu, który wynajmuje pozwala wiele odczytać. Jestem w stanie z takiej umowy wszystko sprawdzić i wszystko prześwietlić. Chodzi tu właściwie o to czy zapisy i grafiki są dobrze wykonane. A to jest notorycznie popełniany błąd i bardzo często najemca podczas kontroli wykazujemy niewłaściwe lub niezgodne z normami zapisy w umowie najmu. Oczywiście poprawkę trzeba wziąć na to, że otrzymane materiały z wyliczeniami powierzchni, które otrzymam od najemcy mogły być błędnie wykonane u podstaw. Wiele firm wykonuje pomiary i kalkulacje błędnie. Przerabiałem to niejednokrotnie. Dzieje się tak, ze geodeci nie pracują zwykle na co dzień dla runku komercyjnych nieruchomości jeśli chodzi o kalkulacje powierzchni i nie posługują się biegle w zasadach jakie panują na rynku.
Podsumowanie
Wykazałem tylko kilka błędów, które spotykam u swoich klientów. Jednak warto wiedzieć, że są to nagminnie popełniane błędy. Nadszarpnięcie relacji pomiędzy stronami w przypadku wychwycenia przez najemcę błędów działa bardzo na niekorzyść drugiej strony. Najemcy stają się coraz bardziej świadomi i coraz częściej kontrolują wynajmujących w zakresie zasad pomiaru powierzchni i zapisów w umowach najmu. Zdarzało mi się wielokrotnie, że wynajmujący zwracał po kilkaset tysięcy złotych najemcy, za niesłusznie naliczone i zapisane w umowach powierzchnie najmu. Dlatego bardzo istotne jest rzetelne podejście do sprawy i utrzymanie zaufania między stronami. Dla wynajmującego jest najważniejsze, to mieć porządek w dokumentacji z pomiarów, mieć historię pomiarów powierzchni najmu danego całego budynku w jednym pliku typu CAD. Wtedy, na pytanie zarządcy możemy odpowiedzieć co działo się z daną powierzchnią najmu na danym piętrze 4 czy 7 lat wstecz. Założenie jeszcze musi być takie, że te dane trzeba po każdym pomiarze uporządkować i opisać. Błędy i rozbieżności w pomiarze czy wyliczeniu powierzchni z mojej 12 letniej praktyki nie wynikają, z tego że ktoś chce oszukać na wynajmowanej powierzchni. Wynikają one wyłącznie z bałaganu w plikach excela, w rent-rollu czy załącznikach graficznych do umowy najmu oraz bardzo często w nierozumieniu zasad operowania poszczególnymi normami pomiaru powierzchni.