W styczniowym wydaniu (2016) czasopisma C. H. BECK „Nieruchomości” ukazał się kolejny z artykułów naszego autorstwa. Zapraszam do lektury!

„Co powinno zawierać zamówienie na pomiar powierzchni” 

„Zamówienie – wydawałoby się prosta rzecz, a jednak jego efekt końcowy może być skrajnie różny. Okazuje się, że dla wprawnego oka jakość operatu końcowego bardzo łatwo określić już na samym początku, czyli na podstawie złożonej oferty.” 

„Bardzo często otrzymujemy zapytania o treści „proszę wycenić pomiar budynku o powierzchni 1000 m2”. To brzmi prawie jak na co dzień słyszane przez nas geodetów pytanie – czy zrobi mi Pan mapkę? Jaką? Czego? Gdzie? Mapkę skarbów w lesie? Oferta ofercie nierówna, dlatego to w interesie zamawiającego leży skonstruowanie zapytania ofertowego w taki sposób, aby każdy oferent miał możliwość wykazania się w równym stopniu. Ma to też znaczenie dla samego zamawiającego, ponie­waż to on będzie korzystał z otrzymanego w rezultacie operatu obmiaru powierz­chni czy inwentaryzacji architektonicznej. Przedstawiam poniżej, moim zdaniem, obowiązkowe punkty zapytania ofertowego, które pozwolą na otrzymanie dobrej jakości operatu pomiarowego. Takie zapytanie pozwoli na porównanie nie tylko cen, ale również kompetencji firm i oferowanej przez nich jakości.

Lokalizacja obiektu 

Często zapytania ofertowe (dotyczy to szczególnie galerii handlowych czy banków) owiane są tajemnicą. Znaczy to tyle, że zamawiający często utajniają, jaki jest to budynek, gdzie jest zlokalizowany czy jaki ma charakter. Zdarzały mi się zabawne sytuacje, kiedy to po zerknięciu na rzut rysunku, który rzekomo był utajniony od razu wiedziałem, jaka to galeria handlowa, bo w Polsce mierzyliśmy ich wiele. Osoby od zamówień były przerażone, że gdzieś w e-mailu zapomniały wykasować tzw. tajnych danych. Niemniej jednak dla firmy przyjmującej zlecenie istotne jest jak daleko będzie musiała dojeżdżać czy organizować zakwaterowanie dla pracowników w przypadku pomiaru w miastach oddalonych od siedziby firmy. Są to dla wykonawcy zlecenia ważne informacje, decydujące o kosztach, a więc i o opłacalności pomiarów. Warto więc podać precyzyjne dane, zaczynając od kraju (mierzymy już w innych krajach europejskich), województwa i miasta, a kończąc na ulicy, numerze porządkowym czy numerze działek ewidencyjnych.

Rodzaj normy 

Po zapytaniu przytoczonym na wstępnie aż ciśnie się kolejne pytanie – ale jak pomierzyć, czym pomierzyć? Mało kiedy uzyskujemy informacje od klienta, według jakiej normy mamy mierzyć obiekt. Czasami zamawiający chce, żeby zrobić mu opracowanie powierzchni z projektu, którym dysponuje obecnie, jednak często nie wie, według jakiej normy wykonane jest opracowanie, na którym mamy pracować. Jeśli nie jest to napisane na samym projekcie, to ciężko to ustalić. Jakiej jakości będzie wykonane przez nas opracowanie, skoro nie wiemy, na czym pracujemy? Coraz częściej zdarza się bowiem, że duże firmy z portfelem nieruchomości najpierw zamawiają szkolenie z norm obmiaru powierzchni według standardów polskich i zagranicznych, a dopiero potem decydują, według jakiej normy dany obiekt ma być pomierzony. Świadomy klient to podstawa, ponieważ to podczas wstępnej rozmowy mogą być wyeliminowane wątpliwości, które potem procentują na rzecz właścicieli budynków. Warto więc podać, według jakiej normy mamy wykonać pomiar, do wyboru: norma BOMA, Tegova, GIF, RICS, IPMS, PN-ISO 9836:1997, ustawa o podatkach i opłatach lokalnych, według własnych wewnętrznych (np.: galeria handlowe to GLA), PN-70B (archiwalna). Warto też zastanowić się, czy mierzyć cały budynek lub pojedynczego najemcę, według kilku norm za jednym zleceniem.

Liczba m2 do pomiaru

Ten element akurat jest zazwyczaj podawany w zapytaniach, ale często jest on oszacowywany błędnie (są znaczne rozbieżności między tym, co podaje klient, a tym, co potem wychodzi z pomiaru z natury). Z czego to wynika? Często liczba m² do pomiarów brana jest przez osoby zlecające pomiar z rysunków czy opracowań niewiadomego pochodzenia i o niewiadomym zakresie. Dlatego właśnie trzeba ten pomiar zrobić, bo są niepewności, błędy w poprzednim opracowaniu. Zazwyczaj podawane w zapytaniu m2 są znacznie zaniżone od tych, które faktycznie trzeba pomierzyć. Dlatego firmy przyjmujące zlecenia stosują stawki cenowe od pomierzonych m² (tych rzeczywistych pomierzonych i obliczonych).

Zakres opracowania

Warto, żeby w zapytaniu ofertowym znalazły się rzuty z zaznaczonym (nawet odręcznie – flamastrem czy kredką) zakresem opracowania wybiórczych pomieszczeń piętra (w przypadku mierzenia tylko wybranych pomieszczeń konkretnych najemców). Pozwala to, w szczególności przy pomiarach fragmentarycznych budynku oszacować liczbę m2 do pomiaru, dostępność pomieszczeń, charakter i rozmieszczenie pomieszczeń (biura, pomieszczenia handlowe, socjalne, magazyny, techniczne, komunikacja, parkingi i inne). Najważniejsze jest to, żeby wszystko pomierzyć od razu i nie jeździć po kilka razy do pomieszczeń, które należą na danego najemcy, a są to np. dodatkowe małe magazyny na piętrach ujemnych. Ważne jest, aby podać informację, czy oprócz powierzchni danego najemcy mają być mierzone powierzchnie wspólne na piętrze (do wyliczenia lub sprawdzenia współczynnika piętrowego). Dla przykładu podam jedną z sytuacji, gdzie dokonywany był pomiar niewielkiego biura (ok. 150 m2), składającego się z kilku prostych pomieszczeń. Po przesłaniu opracowania okazało się jednak, że pomieszczenie zostało przedzielone ścianką z lustrem, za którym był jeszcze dodatkowy metr do końca pomieszczenia głównego. Ostatecznie zaś okazało się, że była to witryna reklamowa z tyłu budynku, która też należy do najemcy, a wejście do niej znajduje się całkiem z innej strony budynku niż do części głównej głównego „biura”. Wymagało to w efekcie dodatkowego wyjazdu. Dlatego warto napisać, czy pomiar dotyczy kompleksu budynków, całego budynku, danego piętra, fragmentu piętra, poszczególnego najemcy (nazwa najemcy, piętro, pomieszczenia przynależne, powierzchnie wspólne). A najlepiej zaznaczyć to granicami pomiaru na rysunku.

Forma opracowania

Standardem jest przekazywanie klientowi operatu z obmiaru powierzchni czy inwentaryzacji architektonicznej:

– w programie typu CAD w formacie .dwg,

– wyliczeń w formacie .xlsx

– opisów w formacie .doc

– plus każdy z tych dokumentów w wersji .pdf.

Klient powinien otrzymać od wykonawcy kilka operatów zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej (zarazem zapisanej do formatu PDF, jak i w edytowalnej wersji w programie typu CAD – format .dwg). Jednak nie jest to standard praktykowany przez wszystkie firmy. Największym problemem jest to, że nie ma ujednoliconego zakresu opracowania. Dotyczy to szczególnie warstw w programie typu CAD, które często różnie (u różnych firm) się nazywają. Jedni stosują polskie nazewnictwo, inni angielskie, jedni stosują skróty, inni pełne nazwy, a u innych panuje totalny bałagan. Niestety w mojej praktyce zawodowej zdarzały mi się przypadki przejmowania po innych firmach geodezyjnych lub architektonicznych opracowania w programie CAD, gdzie lepiej byłoby wszystko skasować i zacząć od zera. Ma to ogromne znaczenie dla pracujących po sobie w kolejnych latach osobach (zarządcach, architektach, instalatorach, projektantach wnętrz, itp.). Moje doświadczenie pokazuje, że niektóre firmy zamawiające pomiary powierzchni mają nawet wymagania, co do stosowanych kolorów, np. opisów pól powierzchni, czy kolorów ścian. Dlatego im bardziej szczegółowo zamawiający opisze swoje wymagania w tym zakresie, tym mniejsze rozczarowanie później i łatwiejsza praca na operacie. Dlatego w zapytaniu ofertowym zamawiający powinien szczegółowo podać ile sztuk opracowania w wersji papierowej i ile płyt CD chce otrzymać. Warto także pokusić się ze strony zamawiającego o skierowanie prośby do firm startujących w przetargu o wzory (przykłady) swoich opracowań. Pomagają one nie tylko ocenie poszczególnych ofert wykonawców, ale także w późniejszym ustaleniu szczegółów umowy z konkretnym, wybranym już wykonawcą. I jak pokazuje moje doświadczenie, w takich sytuacjach, cena jako element wyboru danego wykonawcy może mieć drugorzędne znaczenie.

Godziny pomiaru

Warto, żeby w zapytaniu ofertowym zawierać informacje o godzinach funkcjonowania mierzonego obiektu. Ma to duże znaczenie szczególnie dla osób tam pracujących. Dla przykładu – budynek szkoły najlepiej będzie mierzyć w godzinach późno popołudniowych, w budynkach telewizji najlepiej będzie wykonać pracę w nocy albo między programami, w pustych magazynach nie będzie to miało znaczenia, a w galeriach handlowych najkorzystniej będzie dla wszystkich gdy obmiary wykonane będą w godzinach nocnych i do południa. Nie wszystkie firmy pomiarowe są w stanie dostosować się do pomiarów w innych godzinach pracy niż 7.00–17.00 od poniedziałku do soboty. Elastyczne godziny pracy (nawet w nocy i weekendy) praktykują nieliczni. Dlatego warto podać preferowane godziny i dni pomiaru, tak aby jak najmniej przeszkadzać najemcom i jednocześnie stworzyć wykonawcy takich prac względnie korzystne warunki ich wykonania.

Dostępność lokali

Tu w przeciwieństwie do poprzedniego punktu chodzi o dostępność kluczy do poszczególnych pomieszczeń, co wpływa na czas pracy lub ewentualne rozłożenie jej na kilka dni. Zdarza się bowiem dość często, że powstaje konieczność powrotu na drugi dzień do danego obiektu, bo jakieś pomieszczenia były niedostępne albo klucze miał inny ochroniarz niż akurat ten, który pomagał nam przy wejściu do poszczególnych pomieszczeń. Utrudnienia te zazwyczaj dotyczą pomieszczeń technicznych, tj. serwerowni, hydroforni, rozdzielni prądotwórczych, pomieszczeń na agregaty, no i oczywiście pokoi prezesów. Co prawda, można wpasować w opracowanie te pomieszczenia ze skanów otrzymanych od zlecającego pomiar, jednak zawsze będzie to opatrzone możliwością popełnienia błędu. Dlatego przed pomiarami warto poinformować najemców, ochronę, techników o konieczności dostania się do wszystkich pomieszczeń w budynku. Brak tych kluczy często opóźnia całkowite zakończenie pomiarów – a wiadomo, że w większości przypadków terminy są krótkie.

Doświadczenie i referencje

Jednym z ważniejszych elementów jest wykazanie przez przyjmującego zlecenie dotychczasowego doświadczenia, co zwykle jest podparte uzyskanymi referencjami. Wiadomo, że każda osoba zajmująca się pomiarami powierzchni zaczyna od zera, ale takie osoby powinny znajdować się pod nadzorem osób doświadczonych. Młody, początkujący zespół pomiarowy może mylnie interpretować normy i zasady pomiarów, co jest naturalne gdy się uczy. Jednak zamawiający pomiar płaci za rzetelne opracowanie, odzwierciedlające stan rzeczywisty, dlatego referencje powinny stanowić dla niego bardzo ważny element. Warto zatem poprosić firmy startujące do przetargu o referencję i wykaz pomierzonych budynków.

 Przykładowy formularz zamówienia dostępny tu – wejdź i zobacz>>

Czytaj całość w styczniowym wydaniu czasopisma C.H. BECK „Nieruchomości” 1/2016.

Zapraszamy do lektury.

Measure it soon!