Sprawdź zanim zaakceptujesz ofertę

Bardzo często otrzymujemy zapytania o treści: „proszę wycenić pomiar budynku o powierzchni 1000 m²”. To brzmi prawie jak na co dzień słyszane przez nas geodetów pytanie: „czy zrobi mi pan mapkę?”. Jaką? Czego? Gdzie? Mapę skarbów w lesie? Oferta ofercie nierówna, dlatego to w interesie zamawiającego leży skonstruowanie zapytania ofertowego w taki sposób, aby każdy oferent miał możliwość wykazania się w równym stopniu. Ma to też znaczenie dla samego zamawiającego, ponieważ to on będzie korzystał z otrzymanego w rezultacie operatu obmiaru powierzchni czy inwentaryzacji architektonicznej. Przedstawiam obowiązkowe, moim zdaniem punkty zapytania ofertowego, które pozwolą na otrzymanie dobrej jakości operatu pomiarowego. Takie zapytanie pozwoli na porównanie nie tylko cen, ale również kompetencji firm i oferowanej przez nich jakości!

Lokalizacja obiektu

Często zapytania ofertowe (dotyczy to szczególnie galerii handlowych i banków) owiane są tajemnicą. Znaczy to tyle, że zamawiający często utajniają, jaki jest to budynek, gdzie jest zlokalizowany, jaki ma charakter. Zdarzały mi zabawne sytuacje, kiedy to po zerknięciu na rzut rysunku, który rzekomo był utajniony, od razu wiedziałem, jaka to galeria handlowa, bo w Polsce mierzyliśmy ich wiele. Osoby od zamówień były przerażone, że gdzieś w e-mailu zapomniały wykasować „tajne dane”. Niemniej jednak dla firmy przyjmującej zlecenie istotne jest, jak daleko będzie musiała dojeżdżać, organizować zakwaterowanie dla pracowników w przypadku pomiaru w miastach oddalonych od siedziby firmy. Są to dla nas ważne informacje decydujące o kosztach, a więc i o opłacalności pomiarów. Warto, więc podać kraj i miasto albo chociaż województwo. Jeżeli sprawa nie jest utajniona, to warto podać adres budynku (jego nazwę) następnie podać piętro, nazwę najemcy i nawet warto załączyć rzut piętra z pokazaniem, gdzie znajduje się przedmiot najmu (to może być zaznaczony ręcznie na dowolnym rysunku fragment do pomiaru – wystarczy zdjęcie szkicu wysłane na e-maila. Zawsze mile widziane jest, jak po przyjeździe na obiekt ktoś z obsługi budynku zaprowadzi ekipę w miejsce pomiaru.

Rodzaj normy

Po zapytaniu przytoczonym na wstępnie aż cisną się pytania: jak pomierzyć? czym? rzadko kiedy uzyskujemy informacje od klienta, według jakiej normy mamy mierzyć obiekt. Czasami zamawiający chce, żeby zrobić mu opracowanie powierzchni z projektu, którym dysponuje obecnie. Jednak często nie wie, według jakiej normy wykonany jest projekt, na którym mamy pracować. Jeśli nie jest to napisane na samym „projekcie”, to ciężko to ustalić – nie jest to niemożliwe do ustalenia, ale czasochłonne. Jakiej jakości będzie wykonane przez nas opracowanie, skoro nie wiemy, na czym pracujemy? Coraz częściej zdarza mi się, że duże firmy z portfelem nieruchomości najpierw zamawiają u mnie szkolenie z norm obmiaru powierzchni według standardów polskich i zagranicznych, a dopiero potem decydują, według jakiej normy mamy mierzyć dany obiekt, a dokładniej omawiamy, co wchodzi do powierzchni najmu. Świadomy klient to podstawa, ponieważ podczas wstępnej rozmowy mogę wyeliminować wątpliwości, które później procentują na rzecz właścicieli budynków. Warto więc podać, według jakiej normy mamy wykonać pomiar. Do wyboru mamy następujące normy: BOMA, Tegova, GIF, RICS, IPMS, PN-ISO 9836:1997, PN-ISO 9836:2015-12 (odradzam!!), Ustawa o podatkach i opłatach lokalnych, według własnych wewnętrznych (np. galeria handlowe to GLA), PN-70B (archiwalna). Warto też zastanowić się, czy mierzyć dany budynek lub pojedynczego najemcę według kilku norm przy jednym zleceniu. Jeżeli za opracowanie jedną normą jest wynagrodzenie w kwocie X do przy kolejnych normach powinna to być ok 50%X. Jest to duża oszczędność niż w przypadku wracania po roku na budynek w celu pomiaru inną normą. Uważam, że każdy budynek (każdy zarządca) powinien mieć trzy aktualne opracowania: (1) do celów najmu, (2) do celów podatku od nieruchomości, (3) aktualny rzut architektoniczny z wymiarowaniem, lokalizacja okien, profili w oknach, wysokościami, rewizjami, szachtami, który byłby niezbędne do prac aranżacyjnych.

Liczba metrów kwadratowych do pomiaru

Ten element akurat jest zazwyczaj podawany w zapytaniach, ale często jest on oszacowywany błędnie (są znaczne rozbieżności między tym, co podaje klient, a tym, co następnie wychodzi z pomiaru z natury). Z czego to wynika? Często liczba metrów kwadratowych do pomiarów brana jest przez osoby zlecające pomiar z rysunków czy opracowań niewiadomego pochodzenia i o niewiadomym zakresie.

Firmy przyjmujące zlecenia na obmiar powierzchni stosują stawki jednostkowe za 1m² od pomierzonych metrów kwadratowych (tych rzeczywistych pomierzonych i obliczonych).

Zakres opracowania

Warto, żeby w zapytaniu ofertowym znalazły się rzuty z zaznaczonym (nawet odręcznie – flamastrem czy kredką) zakresem opracowania wybiórczych pomieszczeń piętra (poszczególnych najemców). Pozwala to, w szczególności przy pomiarach fragmentarycznych budynku, oszacować liczbę metrów kwadratowych do pomiaru, dostępność pomieszczeń, ich charakter i rozmieszczenie (biura, pom. handlowe, socjalne, magazyny, techniczne, komunikacja, parkingi i inne). Najważniejsze jest to, żeby wszystko pomierzyć od razu i nie jeździć po kilka razy do pomieszczeń, które należą na danego najemcy, a są to np. dodatkowe małe magazyny na piętrach ujemnych. Ważne jest, aby podać informację, czy oprócz powierzchni danego najemcy mierzyć mamy powierzchnie wspólne na piętrze (do wyliczenia lub sprawdzenia współczynnika piętrowego – wtedy musimy pomierzyć całe piętro). Ostatnio zabawną sytuacją był pomiar malutkiego pomieszczenia najemcy (ok 150 m²) – udostępniono nam jego „biura”, gdzie do pomiaru było kilka prostych pomieszczeń. Po przesłaniu opracowania okazało się, że pomieszczenie zostało przedzielone ścianką z lustrem, za którym był jeszcze 1 m do końca głównego pomieszczenia. Okazało się, że z tyłu była witryna reklamowa, która też należy do najemcy, a wejście do niej jest całkiem z innej strony budynku niż do głównego „biura”. Wymagało to w efekcie dodatkowego wyjazdu. Dlatego warto napisać, czy pomiar dotyczy kompleksu budynków, całego budynku, danego piętra, fragmentu piętra, poszczególnego najemcy (nazwa najemcy, piętro, pomieszczenia przynależne, powierzchnie wspólne). A najlepiej zaznaczyć to granicami pomiaru na rysunku.

Forma opracowania

Standardem przez nas praktykowanym jest przekazywanie klientowi operatu z obmiaru powierzchni czy inwentaryzacji architektonicznej w następującej formie:

-w programie typu CAD w formacie .dwg, (na setki pomiarów tylko kilka razy sam klient wyszedł z inicjatywę uzgadniania, jakie warstwy zrobić w programie typu cad , a klientami tymi byli architekci)

-wyliczeń w formacie .xlsx,

-opisów w formacie .doc,

-plus każdy z tych dokumentów w wersji .pdf.

Zawsze klientowi przekazujmy kilka operatów, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej (zapisanej do formatu pdf oraz w edytowalnej wersji w programie typu CAD – format .dwg). Jednak nie jest to standard praktykowany przez wszystkie firmy. Największy problem stanowi to, że nie ma ujednoliconego zakresu opracowania. Dotyczy to szczególnie warstw w programie typu CAD, które często różnie (u różnych firm) się nazywają. Jedni stosują polskie nazewnictwo, inni angielskie; jedni stosują skróty, inni pełne nazwy, a inni mają totalny bałagan. Zdarzało nam się przejmować po innych firmach geodezyjnych lub architektonicznych opracowania w programie CAD, gdzie lepiej byłoby wszystko skasować i zacząć od zera. Ma to ogromne znaczenie dla pracujących w kolejnych latach osób (zarządców, architektów, instalatorów, projektantów wnętrz itp.). Moje doświadczenie pokazuje, że niektóre firmy zamawiające pomiary powierzchni mają nawet wymagania co do stosowanych kolorów, np. opisów pól powierzchni, czy kolorów ścian. Dlatego im bardziej szczegółowo zamawiający opisze swoje wymagania w tym zakresie, tym mniejsze rozczarowanie później i łatwiejsza praca na otrzymanych materiałach. Nikt jeszcze, ze wszystkich moich klientów (prócz architektów) nie wymagał konkretnych warstw w programie typu CAD. Nikt nigdy nie sprawdzał porządku warstw w programie typu CAD – a potem to właśnie „ludzie nieruchomości” na programach typu CAD pracują najwięcej. 

Warto poprosić zawsze wszystkie firmy, które startują do przetargu, o wzory opracowania, bo nie da się wszystkiego opisać w ofercie czy umowie.

Godziny pomiaru

Warto, żeby w zapytaniu ofertowym zawierać informacje o godzinach funkcjonowania obiektu. Ma to znaczenie szczególnie dla pracowników mierzonego obiektu. Dla przykładu: budynek szkoły najlepiej jest mierzyć w godzinach późno popołudniowych; w budynkach telewizji najlepiej w nocy albo między programami; w pustych magazynach w zasadzie nie ma to znaczenia; w galeriach handlowych w godzinach nocnych i do 10:00, itp. Nie wszystkie firmy pomiarowe są w stanie dostosować się do pomiarów w innych godzinach pracy niż 7.00–17.00 od poniedziałku do soboty. Elastyczne godziny pracy (nawet w nocy i weekendy) praktykują nieliczni – my także, po prostu takie są wymagania rynku. Warto, więc podać preferowane godziny i dni pomiaru, tak aby jak najmniej przeszkadzać najemcom. A dla nas geodetów pomiar jest wtedy szybszy.

Dostępność lokali

Tu, w przeciwieństwie do poprzedniego punktu, chodzi o dostępność kluczy do poszczególnych pomieszczeń, co wpływa na czas pracy lub ewentualne rozłożenie pracy na kilka dni. Zdarzało się nam bowiem, że musieliśmy wracać na drugi dzień do danego obiektu, bo jakieś pomieszczenia były niedostępne albo klucze miał inny ochroniarz niż akurat ten, który pomagał nam przy wejściu do poszczególnych pomieszczeń. Utrudnienia te zazwyczaj dotyczą pomieszczeń technicznych, tj. serwerowni, hydroforni, rozdzielni prądotwórczych, pomieszczeń na agregaty i oczywiście pokoi prezesów. Co prawda, można wrysować niedostępne pomieszczenia na podstawie przeciągnięcia linii ścian okalających / sąsiednich ale zawsze jest to wykonane z błędem. W takim przypadku nie wiemy też, czy w pomieszczeniu znajdują się ściany działowe. Przed pomiarami warto poinformować najemców, ochronę, techników o konieczności dostania się do wszystkich pomieszczeń w budynku. Brak tych kluczy często opóźnia całkowite zakończenie obmiarów – a wiadomo, że zawsze terminy są krótkie. Inną kwestią są niesforni i niemili najemcy, którzy mimo umówionego terminu nas nie wpuszczają, lub kilkakrotnie przesuwają termin pomiaru.

Doświadczenie i referencje

Jeden z ważniejszych elementów stanowi wykazanie przez oferenta dotychczasowego doświadczenia, co zwykle jest podparte uzyskanymi referencjami. Wiadomo, że każda osoba zajmująca się pomiarami powierzchni zaczyna od zera, ale tacy ludzie powinni znajdować się pod nadzorem osób doświadczonych. Młody, początkujący zespół pomiarowy może mylnie interpretować normy i zasady pomiarów, co jest naturalne, gdy się uczy. Jednak zamawiający pomiar płaci za rzetelne opracowanie, odzwierciedlające stan rzeczywisty, dlatego referencje i lub wykaz obmiarów z ostatnich 3 lat powinny stanowić dla niego bardzo ważny element. Warto więc poprosić firmy startujące do przetargu o referencję i wykaz pomierzonych budynków.

Wykluczenia

Często przez nas praktykowanym elementem w ofertach jest wyszczególnienie elementów nie wchodzących w zakres prac. Wynika to z niemiłych doświadczeń, które wynikały z tego, że na moje pytania odpowiadały osoby z działów ds. zamówień, często nieznające nawet wyglądu otwartego okna programu typu CAD. Pytani przeze mnie, czy na rysunku ma być wymiarowanie, odpowiadali, że „nie będzie im to chyba potrzebne”.

Najlepiej poprosić o przykładowe opracowanie w wersjach edytowalnych (rysunek w programie typu CAD i wykazy powierzchni w Excelu i raport z pomiarów). Takie rozwiązanie najłatwiej załatwi tą sprawę. Jedna strona wie co dostanie, a druga wie co ma zrobić.

Podsumowanie

Zamówienie pomiaru powierzchni – wydawałoby się prosta rzecz, a jego efekt końcowy może być skrajnie różny. Jednak dla wprawnego oka jakość operatu końcowego jest bardzo łatwa do określenia już na samym początku na podstawie oferowanej ceny. W celu ułatwienia pracy osobom zamawiającą obmiary powierzchni przygotowałem wzór takiego zamówienia – dostępny w formie Worda w formie informacji zwrotnej na e-mail adrian.holub@geodezyjny.com.

Kopiowanie artykułu lub jego fragmentów bez zgody autora zabronione.

Autor: Adrian Hołub

Tłumaczenie: Monika Hołub

Kontakt

 Monika Hołub

Co-owner Polish Geodetic Group

szkolenia@geodezyjny.com

Tel.: +48 785 041 07

 Adrian Hołub

Co-owner Polish Geodetic Group

adrian.holub@geodezyjny.com

Tel.: +48 608 577 042

Measure it soon!