Geodetic Rent-Roll
Bezbłędne zarządzanie powierzchniami najmu
Po 12 latach doświadczenia i 5 mln m2 pomierzonych powierzchni budynków komercyjnych firma Geodetic w porozumieniu z zarządcami nieruchomości komercyjnych stworzyła narzędzie eliminujące błędy w zarządzaniu powierzchniami do celów najmu. Jak zarządza się z poziomu Geodetic Rent-Roll (GRR)? Jak wiele informacji przechowuje oraz dostarcza ten kalkulator? Jak duże jest bezpieczeństwo danych oraz jakie blokady zostały nałożone na strony działające w GRR?Jakie są korzyści dla zarządców płynące z zastosowania tego narzędzia?
Nowa jakość zarządzania najmem
Geodetic Rent-Roll powstał w 2019 r. i jest narzędziem wykorzystywanym do celów zarządzania powierzchniami nieruchomości komercyjnych. Stanowi połączenie rent-rolla z wynikami opracowania pomiarów powierzchni oraz umożliwia automatyczną generację danych niezbędnych do procesu fakturowania. Jest narzędziem zawierającym oddzielne zakładki dla zarządcy i zespołu wykonującego pomiar/kalkulację powierzchni, zabezpieczone dane, kodowane komórki, a wymienione udogodnienia stanowią tak naprawdę tylko niewielką część funkcji, którymi dysponuje. Z jednej strony ograniczony dostęp stron do pewnych danych, a z drugiej kontrola nad generowanymi do umów najmu wartościami (powierzchni najmu, współczynników powierzchni wspólnych piętrowych oraz budynkowych). Daje to zarządcy 100% pewność, że do umowy najmu i na fakturach wpisane zastały odpowiednie wartości. Geodetic Rent-Roll po raz pierwszy wdrożony został przy inwestycji w Gdyni oraz Łodzi. Dlaczego w porozumieniu z zarządcami nieruchomości komercyjnych opracowaliśmy własny kalkulator do zarządzania powierzchniami do celów najmu?
„Przy wykonywanym 3 lata temu zleceniu, piętro współdzieliło 3 najemców. Na dzień dzisiejszy daną kondygnację zajmuje 1 najemca. Pomimo zastosowania tej samej normy pomiaru powierzchni, finalnie otrzymujemy inną powierzchnię piętra, a w efekcie inną powierzchnię budynku niż 3 lata temu. Z czego może wynikać przedstawiona sytuacja?”
Budynek rośnie i maleje
Jest to klasyczny i notorycznie popełniany błąd. Dzięki zastosowaniu odpowiednich formuł oraz algorytmów, blokad komórek, odwołań w rent-rollu do wartości z pomiarów lub kalkulacji powierzchni, GRR uniemożliwia jakiekolwiek zmiany powierzchni brutto budynku w efekcie zmian najemców. Gdy przekazaliśmy informację o wprowadzeniu GRR na rynek i przeprowadziliśmy premierowe szkolenie – pierwsze uwagi, które padały, dotyczyły dwóch kwestii. Pierwszy zarzut odnosił się do tego, że współczynniki powierzchni wspólnych piętrowych oraz budynkowych, na skutek modyfikacji rozkładu najemców lub odmiennej aranżacji, ulegają zmianie. Kilkukrotnie padła również informacja o tym, że finalnie zmianie ulega powierzchnia najmu brutto. O ile kwestia zmiany wartości współczynników piętrowych, a w jej efekcie zmiany powierzchni netto najemców na piętrze w wymienionych sytuacjach jest sprawą naturalną, o tyle powierzchnia brutto budynku przy zastosowaniu tej samej normy pomiaru, nie może ulec zmianie. Budynek przecież nie rośnie i nie maleje. Kolejne uwagi były reakcją na przedstawiony problem w rozbieżnościach powierzchni. Słuchacze twierdzili, że takie różnice mogą powstać tylko wtedy, gdy zmianie ulegnie zastosowana norma pomiaru powierzchni. Powód ten jest oczywisty. W sytuacji, gdy stosujemy różne normy, otrzymujemy finalnie różne liczby. Wynika to z tego, że każdy ze standardów dyktuje inne zasady pomiaru. Jednak tutaj chodzi o innego rodzaju przyczyny. Otóż jeśli dany biurowiec jest wynajmowany według normy BOMA Office i to właśnie ten standard jest wykorzystywany przez lata w zarządzaniu budynkiem do celów najmu, to pomimo zastosowania tej samej normy pomiaru, przy zmianie ilości najemców i modyfikacji ich rozmieszczenia, zarządcom wychodzą różne wyniki – wychodzi różna powierzchnia budynku.
Ilość najemców nie może przecież wpływać na powierzchnię budynku. Budynek mierzony w tym samym standardzie zawsze musi być tej samej wielkości. Rekordowe różnice w powierzchniach budynku na przestrzeni 5 lat zarządzania sięgały 30%.
Struktura kalkulatora Geodetic Rent-Roll
GRR składa się z 3 zakładek: Geodetic, Rent-Roll oraz Fakturowanie. W pierwszej zakładce mamy całą kalkulację powierzchni prowadzącą do uzyskania finalnej wartości jaką jest powierzchnia brutto, którą dysponuje każdy z najemców, a kolejne kroki niezbędne do uzyskania tej wartości dają nam wiele przydatnych informacji takich jak np.: wartości współczynników kondygnacji, wartość współczynnika budynkowego, ilość powierzchni wspólnych, itd. W zakładce Rent-Roll zestawiona jest część danych z zakładki Geodetic, które są niezbędne do obliczeń wartości czynszu. Jest również miejsce na dane kwotowe oraz dane opisowe dotyczące najmu. Zakładka fakturowanie wyodrębnia dane z zakładki
Rent-Roll w celu ułatwienia procesu fakturowania. Zestawione są w niej wyłącznie podstawowe informacje niezbędne do sporządzania umów oraz wystawiania faktur, a jej intuicyjność sprawia, że osoba kompletnie nie związana z branżą nieruchomości jest w stanie swobodnie się w niej odnaleźć. To ogólne założenia GRR, a jak to wygląda w szczególe?
Kalkulator dla zespołu pomiarowego
Pierwsza zakładka zawiera dane z pomiaru i jest przeznaczona zespołowi Geodetic, który wykonuje pomiar lub kalkuluje powierzchnię budynku. Jest w niej zawarty szereg informacji takich jak: wyniki obliczeń wstępnych, które nie stanowią podstawy najmu; zestawienie wartości: wartości Interior Gross Area – powierzchni wewnętrznej brutto kondygnacji; wartości powierzchni Major Vertical Penetration, w której skład wchodzą szachty techniczne, przejścia pionowe, szyby windowe itp. oraz powierzchnie pustek na danej kondygnacji. Kolejno zestawione są powierzchnie parkingów oraz magazynów danych najemców. Dalej jest miejsce na informacje o ewentualnych wartościach powierzchni wyłączonych z opracowania. Finalnie uzyskujemy wartość pierwotnej powierzchnię kondygnacji, która jest różnicą powierzchni wewnętrznej brutto oraz sumy wszystkich wymienionych wcześniej pozycji. W kolejnej części następuje podział uprzednio wyznaczonej pierwotnej powierzchni kondygnacji. Jest w niej wyznaczone miejsce na odpowiednie oznaczenie powierzchni, mając do wyboru: Building Amenity Area – powierzchnię socjalną budynku (np.: pokój matki z dzieckiem, palarnia, chillout room – który jest jeden w całym budynku); Building Service Area – powierzchnię serwisową budynku (pomieszczenia techniczne budynkowe, hol parteru, recepcja, BMS, itp.); Floor Amenity Area – powierzchnię socjalną piętra; Floor Service Area – powierzchnię serwisową piętra (wspólne korytarze, wspólne kuchnie, itp.). Powierzchnia najmu zostaje oznaczona przy użyciu ID nadanego konkretnemu najemcy. W kolejnych kolumnach przechowywane są wartości zdefiniowanego uprzednio rodzaju powierzchni.
Udział najemcy na piętrze
Na tym etapie kalkulacji, kończymy przedstawianie danych z pomiaru lub kalkulacji z projektu, a rozpoczynamy bazujące na nich obliczenia. Konkretnie rozpoczynamy je od obliczenia współczynnika powierzchni wspólnej piętra, który podawany jest z dokładnością 6 miejsc po przecinku. Dlaczego aż tyle? Odsyłam do artykułu „Czy najemca może skontrolować powierzchnię lokali, za którą płaci”. Tam szczegółowo opisane są błędy zarządców w zakresie działań matematycznych bazujących na współczynnikach powierzchni wspólnych i budynkowych. Na podstawie wyznaczonego współczynnika powierzchni wspólnej kondygnacji wyznaczana zostaje wartość powierzchni netto danego najemcy, która odpowiada sumie powierzchni jego najmu oraz powierzchni do niego przynależnej na piętrze. Oprócz zestawienia tych wartości, w arkuszu została również wyodrębniona wartość powierzchni przynależnej do najemcy na piętrze, jako dodatkowa informacja. Nie częstym, jednak możliwym zjawiskiem jest występowanie umownych współczynników kondygnacji. W sytuacji otrzymania informacji o ich wartościach od klienta, wszystkie powyżej wymienione wartości obliczone zostaną na podstawie jego umownej wartości.
Udział najemcy w całym budynku
GRR zawiera również informacje o tym, jaki udział ma dany najemca w powierzchni całego budynku. Udział ten wyrażony jest w postaci procentowej i jest niezbędny do naliczania opłat serwisowych (service charge). Odpowiada on ilorazowi powierzchni pierwotnej kondygnacji oraz powierzchni budynku netto i jest stały dla całego budynku. Iloczyn powierzchni najmu netto oraz współczynnika budynkowego pozwala na uzyskanie powierzchni najmu brutto, czyli powierzchni wynajmowalnej. Powierzchnia najmu brutto jest to więc suma powierzchni najmu do wyłącznego korzystania, powierzchni wspólnej piętrowej oraz powierzchni wspólnej budynkowej przynależnej do danego najemcy. Poszczególne składowe powierzchni brutto, czyli wartości powierzchni przynależnej do najemcy w budynku, a także suma powierzchni przynależnej do niego na piętrze oraz w budynku są wyodrębnione i zestawione w arkuszu. Dodatkową informacją jest również zawarty w jednej z kolumn Load Factor A, czyli iloczyn współczynnika kondygnacji i współczynnika budynkowego. Jest on istotny dla firm, które wymagają posługiwania się w umowach najmu tylko i wyłącznie jednym współczynnikiem. Nie może być to suma tylko iloczyn tych współczynników. Zwracamy na to uwagę, ponieważ tego rodzaju błąd zdarza nam się spotykać.
Współczynnik kaucyjny budynkowy
Podobnie jak w przypadku współczynnika powierzchni wspólnej kondygnacji, współczynnik powierzchni wspólnej budynkowej może być również umowny (kaucyjny). O tyle, o ile z współczynnikiem umownym piętrowym spotykamy się rzadko, a jego wartość najczęściej przyjmowana jest na podstawie wyników z pomiarów rzeczywistych, to zastosowanie współczynnika umownego budynkowego zdarza się w 95% przypadków na rynku w Polsce. W wymienionej sytuacji wartości powierzchni przynależnej do najemców w budynku, a także finalne wartości powierzchni najmu brutto bazują na umownej wartości współczynnika budynkowego, a informacje o tych wartościach są zestawione w kalkulatorze.
Kalkulator dla zarządcy
Kolejna zakładka całego narzędzia, dedykowana zarządcom, to Rent-Roll. Informacje zawarte w jej początkowych kolumnach służą do organizacji danych (liczba porządkowa, spis najemców w kolejności zgodnej z nadanym im identyfikatorem, itp.). W części tej jest również miejsce na oznaczenie przez zarządcę najemcy według własnych preferencji (oprócz nadanego mu identyfikatora). Następnie zestawione są 3 rodzaje powierzchni, które mają swoje odwołania w zakładce Geodetic.
Są to: powierzchnia netto każdego z najemców, powierzchnia wspólna budynkowa oraz powierzchnia brutto, będąca sumą dwóch poprzednio wymienionych rodzajów powierzchni. Dalej jest miejsce na podanie ilości miejsc postojowych w garażu, które przypadają na konkretnego najemcę.
Vacant a nadpodaż powierzchni
W zakładce Rent-Roll część zatytułowana jako „vacant lub nadpodaż” to miejsce, w którym automatycznie obliczane są wartości powierzchni, które tracimy na skutek: przyjęcia umownego współczynnika kondygnacji (zdarza się rzadko) lub umownego współczynnika budynkowego (zdarza się to praktycznie zawsze). Kiedy mamy vacant, a kiedy nadpodaż powierzchni? Jeśli, wartość umownego współczynnika kondygnacji lub umownego współczynnika budynkowego będzie mniejsza od wartości wynikającej z pomiaru to spotykamy się z vacantem, czyli powierzchnią niewynajętą, zaś z nadpodażą powierzchni spotkamy się w sytuacji odwrotnej.
Rozliczanie czynszu przez zarządcę
W części czynszowej kalkulatora jest miejsce, w którym zarządca ma możliwość zdefiniowania stawek odpowiednio za powierzchnię netto, powierzchnię wspólną budynkową oraz za miejsce postojowe. Reszta kolumn to wartości czynszu, których wyliczenie następuje automatycznie oraz bazuje na najprostszych iloczynach stawki oraz powierzchni, za którą powinna zostać pobrana opłata. Jak faktycznie wygląda korzystanie zarządcy z tej zakładki po otrzymaniu od nas gotowego GRR? Otóż zakładka w ostatnim etapie przed przekazaniem zamawiającemu całego kalkulatora GRR jest częściowo blokowana. Blokowane są wszelkie formuły oraz dane, które mają odniesienia z zakładki poprzedzającej. Wszystko po to, aby chronić dane przed utratą lub niewłaściwą edycją. Odblokowane pozostaje natomiast oznaczenie daty, do której odnosi się to zestawienie i nazwa danego najemcy. Odblokowane są również kolejno: liczba miejsc postojowych, stawki kwotowe będące podstawą wyliczeń czynszów, a także komórki opisowe, na których działa zarządca.
Fakturowanie najmu
Zakładka trzecia kalkulatora powstała w celu wyodrębnienia części danych z zakładki Rent-Roll, w celu uzyskania łatwiejszego, bardziej przejrzystego obrazu danych niezbędnych do dalszego procesu fakturowania. Zakładka ta, po oddaniu do klienta kalkulatora GRR zostaje całkowicie zablokowana, a jej edycja przez Zamawiającego jest niemożliwa. Dane z tego miejsca są danymi ostatecznymi, jakie należy wpisać do umowy najmu i na faktury wystawiane klientom. Przy takich algorytmach, kodach i formułach mamy 100% pewność, że wygenerowana do umowy najmu powierzchnia jest właściwa. Sumy kontrolne dają nam potwierdzenie tego, że powierzchnia budynku na skutek zmiany ilości lub sposobu rozmieszczenia najemców nie uległa zmianie.
Komentarz Eksperta
Prawidłowe pomiary powierzchni i ich poprawna archiwizacja to duże wyzwanie zarówno dla zarządców, jak i samych właścicieli nieruchomości. Inwestorzy nabywając budynek na rynku wtórnym, przejmując dokumentację od sprzedających, nie mają często komfortu otrzymania ewidencji dokładnie przemierzonej i przeliczonej powierzchni. Pomiary mogły być bowiem sporządzane w różnym czasie, a bywa że i innymi metodami lub z różnych względów, dla tych samych metod przyjmowano różne odstępstwa. Mamy więc sytuację, w której inne dane dotyczące wielkości powierzchni występują w dokumentach budowlanych i projektach, inne w materiałach marketingowych, a jeszcze inne wynikają z umów najmu i rent roll’i prowadzonych przez osoby administrujące umowami najmu. Tymczasem przecież dla właściciela budynku komercyjnego dokładna znajomość powierzchni całości oraz poszczególnych jednostek najmu jest sprawą podstawową. Metraż to produkt, którym handluje on na rynku nieruchomości, stąd poprawna i przejrzysta ewidencja i jasny sposób kalkulacji ułatwi mu zarówno proces fakturowania jak i leasingowy. Otrzymanie jednego narzędzia, w którym w sposób jednolity prowadzić można ewidencję powierzchni i zmian w podziałach będzie z pewnością dużym ułatwieniem dla wszystkich uczestników rynku
Bezpieczeństwo danych w chmurze
Ostatnią istotną kwestią GRR jest bezpieczeństwo i liczne blokady nałożone na całe narzędzie. Po przekazaniu GRR, klient jest instruowany w jaki sposób może blokować oraz hasłować swoje zakładki Rent-Roll i Fakturowanie tak, aby były one niewidoczne dla zespołu Geodetic. Informacje o naliczonych kwotach najmu, finalnie przyjętych współczynnikach, czy danych o najemcach jest firmie zbędna. Istotne jest to, że w momencie oddania klientowi gotowego GRR, cała zakładka Geodetic jest zablokowana. Zarządca lub właściciel budynku może w nią wejść i zobaczyć jej zawartość, ale nie jest w stanie nic w niej zmienić. Dlaczego? Po pierwsze, uniemożliwia to przypadkowe usunięcie danych i zmiany powierzchni z rzeczywistego pomiaru. Po drugie, mają Państwo pewność, że te dane są bezpieczne, i mimo iż pracuje na nich wiele osób, nie spowoduje to w przyszłości żadnych rozbieżności. Po trzecie, można skontrolować wynik powierzchni brutto całego budynku z wyjściowym pomiarem, czy kalkulacją z projektu.
Kto powinien mieć dostęp?
Do GRR powinien mieć dostęp zespół mierzący/kalkulujący budynek (zwykle dwie osoby, które finalnie opracowują rzuty budynku). Ze strony właściciela budynku powinien być to zarządca nieruchomości, asset- lub property- manager. Warto by dostęp do danych miał również prawnik, który do umów najmu wpisuje informacje o powierzchniach najmu i współczynnikach powierzchni wspólnych i budynkowych. Dostęp może mieć także księgowa, która wpisuje dane do faktur. Całość trzymana jest w chmurze na zabezpieczonych serwerach z możliwością darmowego odzyskania utraconych danych do 120 dni. W jakim celu dane są trzymane w chmurze? Wielu z naszych klientów ma u nas obsługę abonamentową, polegającą na domierzaniu poszczególnych lokali czy pięter po zmianach najemców, czy samej aranżacji biura/piętra. Dostęp wszystkich zainteresowanych stron do tych samych plików eliminuje ryzyko pracy na nieaktualnych plikach przez jakąkolwiek osobę. Umożliwia to również szybki dostęp z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu w dowolnym miejscu na świecie. Jest to ukłon w kierunku międzynarodowych zespołów, których niektórzy członkowie przebywają na stałe lub tymczasowo za granicą, a potrzebują bieżącego dostępu do aktualnych danych. Informacyjnie napiszę, że w niniejszym artykule celowo nie zostały ujęte wszystkie funkcjonalności GRR, w celu ochrony przed konkurencją wypracowanego przez lata know-how.
