Powierzchnia z projektu vs po wybudowaniu
Perfekcyjna Hi Piotrkowska
Artykuł publikowany w Roczniku INVESTOR Real Estate Expert [4/2020]
Standardem na rynku jest wpisywanie w umowach najmu dopuszczalnej 3% różnicy między powierzchnią najmu przed i po wybudowaniu budynku. Widywałem umowy z wartościami 5 czy 10%. Czy to oznacza, że po wybudowaniu będzie jedno piętro więcej czy mniej? A może nie będzie kuchni? Różnica ta realnie mogłaby być wyrażana w dziesiętnych częściach %. Przedstawię wyliczenia na rzeczywistym budynku w Łodzi, który pokazuje, że taka dokładność nie jest niczym nadzwyczajnym. Omówię skąd biorą się większe rozbieżności i przytoczę kilka komicznych sytuacji, których miałem okazję doświadczyć w kwestiach zleceń pomiarów powierzchni do celów najmu. A wszystko po to, żeby pokazać, że chaos na rynku najmu w zakresie powierzchni ma się dobrze. Cieszy jednak fakt, że są inwestorzy, z których warto brać przykład.
Jaka jest dopuszczalna różnica?
Jestem inżynierem – praktykiem i zawsze odnoszę się do realnych sytuacji i liczb. W tym przypadku za zgodą inwestora omówię konkretny budynek w Łodzi. Wierzę, że prawdziwe anegdoty najłatwiej zobrazują zagadnienie i nie wywołają odczucia autoreklamy – nie jest to moim celem. 3% to średnia przyjęta wartość rynkowa wskazująca dopuszczalną różnicę w powierzchni najmu z okresu kalkulacji (powierzchni na etapie projektu) i pomiaru z natury. Często poruszam ten aspekt podczas akademii, gdzie przedstawiając prosty „wywód matematyczny”, gdzie pokazuję, ile powinna wynosić różnica w powierzchni – nazwijmy ją potocznie GLA – wyliczonej z projektu w porównaniu z wybudowanym budynkiem. Wskazuję na dziesiętne części %. Słuchacze często śmieją się, że to niemożliwe. Gdy pytam o ile budynek może być inny w % w porównaniu do projektu, słyszę różnice 5% a nawet 10%. Takie różnice widuję także w umowach najmu. Czyli będziemy mieć jedno piętro więcej czy mniej? Czy może nie będzie kuchni, toalet czy przestrzeni biurowych? A może będzie ich więcej? Wpisywane do umów najmu różnice w powierzchniach nawet rzędu 3% są niemożliwe do osiągnięcia pod kątem sztuki budowlanej. Jeśli jednak są, to oznacza, że popełniono gdzieś poważne błędy, albo zastosowano projekty zamienne.
Skala błędu budowlanego
Załóżmy, że piętro biurowe po obrysie szyb ma wymiary prostokąta 30 m x 20 m długości. Powierzchnia takiego piętra wynosi 600m². Mówimy tu o powierzchni wewnętrznej liczonej jako IGA zgodnie z normą BOMA 2010 lub jako BA zgodnie z normą BOMA 2017. Dla typowego biurowca będzie to ta sama powierzchnia wewnętrzna. Obwód takiego piętra ma 100 m długości. Załóżmy, że geodeta myli się na tyczeniu 3-4 mm a ekipa od żelbetów myli się 2-3cm na danym elemencie. Możemy przyjąć, że błąd da pole powierzchni z przemnożenia obwodu zewnętrznego piętra przez błąd wykonania (przyjmijmy 3cm) – czyli 100m x 0,03m = 3m². Mówimy tu o rozbieżności 3m² czyli 600m². Daje to nam 3/600 – 0,005 czyli 0,5%. Taką maksymalną różnicę (0,5%) powinna zawierać umowa wynajmu powierzchni biurowej, kiedy jeszcze budynek nie jest wybudowany. Zakładamy że ekipy od żelbetów dopuszczają się błędu w granicznej wartości i zawsze w tym samym kierunku. Z teorii błędów wiemy, że błędy przypadkowe na dużej próbie się znoszą. Nie jest możliwe, aby na każdym kolejnym piętrze ekipy od żelbetów popełniały błąd w tym samym kierunku.
Poligon doświadczalny
W lipcu 2020 r. miałem zaszczyt mierzyć piętra jednej z największych inwestycji w Łodzi. Hi Piotrkowska realizowana przez Master Management Group to wzorcowo poprowadzona inwestycja pod kątem liczenia powierzchni najmu w odniesieniu do sztuki projektowej i budowlanej. Czekałem bardzo na ten pomiar, ponieważ w 2017 r. robiłem kalkulację z projektu metodą BOMA dla całego kompleksu. Jest to świetny poligon doświadczalny pokazujący realne różnice omawianego zagadnienia. Z projektu wyliczona została powierzchnia najmu, powierzchnia wspólna pięter, powierzchnia wspólna budynku, parkingu i powierzchnia magazynów. Kalkulacji podlegał cały budynek a nie wyrywkowe pomieszczenia czy piętra. Inwestor podszedł do sprawy strategicznie i kompleksowo. W jednym budynku powierzchnia najmu brutto wyliczonego z projektu w 2017 r. dla każdego z pięciu powtarzalnych pięter wyszła powierzchnia 1145,11m². Dla poszczególnych pięter po wybudowaniu budynku powierzchnie pomierzone z natury w lipcu 2020 r. wyszły następująco: 1144,98m², 1147,07m², 1146,64m², 1146,35m², 1146,85m². Różnice, które osiągnęliśmy na poszczególnych piętrach to: 0,13m², 1,96m², 1,53m², 1,24m², 1,74m². Średnia różnica dla tych pięciu pięter wyszła ok. 1,3m². W przeliczeniu na procenty względem wartości z projektu mamy 0,11%. Czyli pięć razy lepiej niż zakładałem na początku artykułu. Wynika to z faktu, że błędy przypadkowe na coraz większej próbie znoszą się do zera. Ale to nie wszystko!
Perfekcyjna Hi Piotrowska
Tak „duża” różnica w tym konkretnym przypadku wyniknęła z braku jednej informacji na etapie wyliczenia powierzchni z projektu. Powierzchnia najmu wyliczona z projektu dla pięter biurowych nie zawierała wnęk na hydranty w ścianach nośnych trzonu windowo-klatkowego. Nie były one wtedy zaprojektowane, albo wykonywaliśmy wyliczenia z projektu budowlanego a nie wykonawczego. Powierzchnia „nowopowstałych” wnęk na pięć hydrantów na każdym piętrze względem projektu wynosi średnio 0,98m² (przyjmijmy 1m²). Dla wyjaśnienia, to piętro po wybudowaniu zwiększyło się względem powierzchni liczonych z projektu do pozwolenia na budowę o 1m². Załóżmy, że gdybym miał informację o tych wnękach na hydranty w 2017 r., zgodnie z normą BOMA zostałyby one wliczone do powierzchni najmu. Wtedy różnice pomiędzy piętrami wyniosłyby: -0,87m², 0,96m², 0,53m², 0,24m², 0,74m². Średnia dla tych wartości (pierwszy wynik jest z minusem) to ok. 0,3m². Żeby sobie wyobrazić skalę – to praktycznie tyle, co powierzchnia pod jednym przejściem drzwiowym. Taki wynik jest absolutnie perfekcyjny i trudny do osiągnięcia. Takie porównania między powierzchnią z projektu i powierzchnią najmu pomierzoną po wybudowaniu budynku wykonywałem kilkukrotnie na różnych obiektach i ten wynik jest zdecydowanie najlepszy. Z tego miejsca należą się gratulacje dla inwestora, że strategicznie podchodzi do zagadnienia norm pomiaru powierzchni do celów najmu.
“Rzetelność w prowadzeniu kalkulacji powierzchni komercyjnej od etapu projektu do wybudowania powinna być standardem pracy każdego zespołu projektowego i leasingowego w budynkach komercyjnych. Szczególnie istotne jest to w budynkach mixed – use, gdzie różne funkcje budynku projektuje się i wynajmuje według innych standardów. W całym procesie inwestycyjnym Hi Piotrkowska – zaczynając od projektu, poprzez przedstawienie powierzchni najemcom, aż do przekazania lokali, ogromnie ważna jest spójność i dokładność pomiarów wyjściowych. Taka praktyka przekłada się na komfort współpracy z najemcami. Osiągnięte dokładności na etapie projektu i po wybudowaniu budynku pozwalają nam na efektywne zarządzanie powierzchniami. Kompleksowe przygotowanie jeszcze przed podpisywaniem umów najmu jest elementem kluczowym najmu. Pozwala na transparentne relacje z najemcą i eliminuje późniejsze problemy stosunku najmu. Wierzę, że równie spokojnie będzie się pracować na rzetelnych danych przy zmianach aranżacji przestrzeni kolejnych najemców. ” Stwierdzam to obserwując cały proces inwestycyjny, który od projektu, przez budowę, aż do zarządzania jest w rękach MMG.” – komentuje Marta Wodzińska, architekt w Master Management Group.
3% różnica w umowach najmu
Powierzchnia najmu piętra z omawianego przykładu to 1145m². W umowach najmu najczęściej wpisywane jest 3% jako różnica między powierzchnią najmu przed i po wybudowaniu. Jest to bardzo bezpieczna wartość, która jest na dodatek akceptowalna rynkowo. 3 procent z 1145m² wynosi dokładnie 34,35m². Nie wiem, co musiałby się stać z tym projektem / budynkiem, aby taka wartość została osiągnięta. Pozostaje, więc pytanie – jakie elementy inwestycyjnej układanki mogą nam wpłynąć na błędy w powierzchniach najmu, powierzchniach wspólnych piętra i powierzchniach wspólnych budynku? Omówmy te najistotniejsze.
Projekty zamienne
Najważniejszy element, który wpływa na zmiany przed i po wybudowaniu budynku to projekty zamienne, np.: zmiany w projekcie wpływające na przesunięcia ścian, dodatkowa winda lub szacht (albo likwidacja) czy zmiana wielkości pomieszczeń technicznych. Jeżeli tych zmian jest stosunkowo dużo, to powierzchnie liczone z projektu do celów najmu będą mocno inne niże te, po wybudowaniu budynku. Często zmian w projekcie nie da się uniknąć – szczególnie, gdy firmy architektoniczne muszą projektować duże budynki w coraz krótszym czasie
Mieszanie norm pomiaru
Drugi element, który powoduje, że powierzchnie się „rozjeżdżają” to nieumiejętne stosowanie norm. Jeszcze gorzej jest, gdy stosuje się inne normy liczenia powierzchni na etapie projektu budowlanego i inne na etapie pomiaru z natury. Problem się potęguje, gdy kalkulacje z projektu wykonuje jedna firma, a pomiar z natury wykonuje inna firma. Obie firmy mogą być biegłe w zakresie pomiaru, mieć dobry zespół i dokładny sprzęt, ale w szkodę wejdą niedoskonałości samych norm. Są one niedokładne, nie do końca szczegółowe i nie opisują wszystkich przypadków. W sytuacji, gdy ktoś nie panuje nad zasadami przyjętymi do kalkulacji w danym budynku czy kompleksie (klasyfikacje pomieszczeń do poszczególnych grup powierzchni, wprowadzone modyfikacje, wyliczone współczynniki, itp.) i nie przekaże tych zasad kolejnej firmie, to nie ma możliwości, żeby oba wyliczenia były spójne co do ideologii pomiaru. Inny problem pojawia się, gdy inwestorzy zlecają pomiar niewłaściwą normą do danego rodzaju budynku. Przykładowo w pięknej kamienicy przerobionej na biuro „nie da się” mierzyć normą BOMA 2017, mimo iż jest to najbardziej dokładnie dopracowana i rozbudowana norma. Błędy w dokumentacjach do celów najmu wynikają zatem, głównie z nieznajomości norm pomiaru powierzchni i rynkowych zasad najmu.
Fałszowanie pomiarów
Przytoczę teraz jedną z najbardziej absurdalnych sytuacji z jaką miałem do czynienia. Firma architektoniczna została poproszona o wyliczenie powierzchni według normy GIF. Poradziła sobie w ten sposób, że w tabeli z zestawieniem powierzchni z pozwolenia na budowę zrealizowanego według normy PN-ISO 9836:1997, w nagłówku tabeli zmieniła tylko nazwę na normę GIF. Z jednej strony jest to śmieszne a z drugiej strony żenujące, że ktoś bierze za takie rzeczy pieniądze. Różnice w normach do celów najmu sięgają 7-9% a przy liczeniu powierzchni najmu w kamienicach na cele biurowe – nawet 13%. Takie „zabiegi” nie tylko powodują chaos w dokumentach i rent-rollu ale przede wszystkim w umowach najmu. Najemcy coraz częściej kontrolują za co płacą i często egzekwują zwroty źle naliczanych kwot. Więcej na ten tematu w artykule „Czy najemca może skontrolować powierzchnię lokalu, za którą płaci?”
Królowa cena bez referencji
Drugą sytuację podobnego kalibru miałem, kiedy pewna firma geodezyjna z Poznania wzięła zlecenie na pomiary powierzchni według normy BOMA i następnie zwróciła się, abym im „dał normę” i przeszkolił jak się mierzy. Odmówiłem. Po 2-3 dniach odezwała się firma szkoleniowa z Trójmiasta z informacją, że mają klienta, który szuka szkoleniowca z normy BOMA. Po krótkiej rozmowie ustaliłem, że jest to ta sama firma geodezyjna. Odmówiłem. Następnie, po jakimś czasie zadzwonił do mnie zarządca mierzonego budynku z informacją, że coś im nie pasuje w tych pomiarach, które robi ów firma z Poznania i proszą o pomoc. Odmówiłem. Dlaczego odmówiłem? Bo początkowo przetarg rozpisany bezpośrednio przez tego zarządcę przegrałem – wygrała królowa cena bez referencji. Kolejnym razem, kiedy to królowa cena groszowymi różnicami ponownie przegrała dla mnie przetarg, zostałem poproszony na spotkanie już w trakcie pomiaru przez inną firmę. Na spotkaniu okazało się, że osobą która mierzy jest ktoś, kto był na jednym z moich szkoleń i powołał się na fakt, że po jednym dniu się zna i da radę mierzyć biurowiec za pół ceny tego co oferuje rynek. Zostałem poproszony przez zarządcę, żebym za darmo „doszkolił” tę firmę z zasad pomiaru, żeby mogli dokończyć pomiar. Rozbawiło mnie to niezmiernie, po czym opuściłem spotkanie. Przedstawione historie pokazują dwa smutne aspekty. Pierwszym jest podejmowanie się zleceń, o których się nie ma pojęcia, a drugim jest fakt, że zazwyczaj wygrywa cena i zbyt rzadko liczy się doświadczenie poparte referencjami.
„Jako inwestor i deweloper wielofunkcyjnych obiektów komercyjnych zwracamy szczególną uwagę na jakość dokonywanych pomiarów. Jest to istotny etap zarządzania projektem, bo wpływa na całokształt naszej współpracy z najemcami. To nasz priorytet, szczególnie, gdy zarządca jest jednocześnie właścicielem budynku. Dzięki konsekwencji i przemyślanej strategii zarządzania inwestycją Hi Piotrkowska, mamy poczucie, że wynegocjowane warunki najmu dla obu stron są satysfakcjonujące, transparentne i nie będą generować konfliktów w przyszłości. Ponadto są to kluczowe dane wyjściowe, na których pracuje wiele osób przez kolejne lata. Rent roll to podstawowe narzędzie pracy działów zarządzania najmem, dlatego musi nieść rzeczywiste dane wyjściowe. Inaczej w kolejnych latach błędy będą się tylko nawarstwiać.” – mówi Justyna Drużyńska, Director of Office Operations w Master Management Group.
Złote reguły dla najmu
Podsumuję te kilka złotych zasad minimalizujących różnice w powierzchniach najmu z kalkulacji z projektu i pomiaru z natury po wybudowaniu budynku. Priorytetowo w obu etapach muszą być jednolite zasady, które są jasno narysowane i opisane na rzutach pięter a także spisane w jednym pliku słownie. Szczególnie jest to istotne, gdy stosowane są modyfikacje norm pomiaru, albo inwestor ma autorskie wytyczne pomiaru. Po drugie, kalkulacji i pomiarowi powinien podlegać cały budynek a nie wyrywkowe piętra czy pomieszczenia. Nie da się przy fragmentarycznym pomiarze rozłożonym w czasie poprawnie wyliczyć współczynników budynkowych czy piętrowych (jeśli nie mierzymy całego piętra). Ponadto jest to nieekonomiczne dla właściciela budynku. Dalej, obsługę obu etapów i późniejszych aktualizacji po zmianach aranżacji najemców powinna prowadzić jedna firma. Wybierzcie odpowiednią dla siebie i kontynuujcie z nią współpracę przez lata. Jeśli tak jednak się nie da, to szalenie istotne jest przekazanie jasno opisanych zasad wyliczenia powierzchni najmu kolejnym osobom w następnych latach (osoby zarządzające danym budynkiem oraz nowe firmy obsługujące pomiar). Kolejny istotny element to dokonywanie, jak najmniejszej ilości zmian w projekcie. Brak projektów zamiennych jest sytuacją idealną. W sytuacjach, gdy są one niezbędne warto pamiętać, że ma to wpływ na różnice w powierzchniach najmu przed i po wybudowaniu. Gwoździem programu jest dobrze prowadzony rent roll – poligon doświadczalny nieskończonej możliwości popełnienia błędów. Widziałem już chyba wszystko. Rekordowe różnice w rent roll, jeśli chodzi o powierzchnię budynku na przestrzeni 5 lat zarządzania sięgały 30%, a dla jednego lokalu w innej inwestycji osiągnięto różnicę aż 300% (trzystu). Chętnych, po szczegóły odsyłam do artykułu „GRR. Bezbłędne zarządzanie powierzchniami najmu”. Poza opisem programu (bo taki był cel tej treści), znajdziecie tam wiele błędów na konkretnych liczbach. Podsumowując, zależy mi na edukowaniu inwestorów oraz zarządców budynków i całych portfeli inwestycyjnych. Zwracam uwagę, gdzie czyha licho, bo sam też chętnie słucham innych w aspektach, na których się nie znam. Ale dopóki inwestorzy i zarządcy nie zrozumieją, że to w ich interesie jest mieć porządek w dokumentach, dopóty będą takie sytuacje, że królowa cena bez doświadczenia będzie wygrywać. I to nie jest smutna wiadomość dla mnie – tylko tych, którzy przez wiele kolejnych lat będą pracować z błędnymi danymi wyjściowymi. Kończąc pozytywnym akcentem, gratuluję firmie Master Management Group świadomego inwestowania, życzę samych sukcesów i dziękuję za możliwość opisania studium przypadku Hi Piotrkowska. Osobiście uważam, że fenomen dokładności Hi Piotrkowska wynika z tego, że właściciel nieruchomości jest jednocześnie jej zarządcą z działem leasingu. Potwierdza się wielokrotnie powtarzane przeze mnie stwierdzenie, że nikt tak nie zadba o inwestycję jak sam jej właściciel.
