Jak się przygotować do wynajęcia budynku komercyjnego pod kątem powierzchni najmu?

11-letnie doświadczenie w zakresie pomiarów powierzchni do celów najmu w tysiącach różnych budynków odsłania wiele problemów, z jakimi borykają się zarządcy nieruchomości. Dlatego chcielibyśmy przedstawić Państwu strategię, jaką praktykujemy ze świadomymi zarządcami i właścicielami budynków przeznaczanych na cele komercyjne (biurowce, galerie handlowe, magazyny, kamienice na cele biurowe).

Dlaczego nie należy ślepo zlecać pomiaru geodecie?

Zlecanie ślepo firmie geodezyjnej pomiaru powierzchni według jakieś normy pomiaru powierzchni jest zwykłym wyrzuceniem pieniędzy. Większość firm geodezyjnych nie wysila się, żeby spotkać się z zarządcą czy właścicielem obiektu po to, by poznać cel wykonania pomiarów budynku. Większość firm ślepo realizuje zlecenie. Jednak po bardzo krótkim okresie czasu zarządcy często stwierdzają, że w sumie potrzebują czegoś innego, albo zlecenie nie obejmowało całego zakresu, jaki im teraz by się przydał. Dlatego proponujemy następujący schemat działania z powierzchniami najmu w procesie komercjalizajci – schemat, na który decydują się świadomi zarządcy i właściciele. To im właśnie powinno zależeć na mądrym wydawaniu pieniędzy i łatwym zarządzaniu powierzchniami najmu.

Krok 1 Krótka konsultacja

Zacznijmy może od tego, że żeby czegoś się dowiedzieć to trzeba najpierw wysłuchać. To jest problem zarządców w dużych korporacjach, którzy mają tak dużą ilość obowiązków, że nie mogą sobie często pozwolić na dodatkowe spotkania. Ja ich rozumiem. Jednak zachęcam do takiego działania, ponieważ przekłada się to na bardzo wymierne korzyści finansowe z tytułu najmu i na tym to właściwie powinno zależeć właścicielowi budynku. Wymierne korzyści, czyli jakie? 4 mln m² pomierzonych powierzchni pokazuje nam, że korzyści te sięgają 7% większej powierzchni najmu, a w kamienicach nawet 12-15%. Przy większych budynkach przekłada się to na dziesiątki tysięcy złotych dodatkowych pieniędzy w każdym miesiącu. Dla jednej tylko nieruchomości zlokalizowanej w centrum Warszawy wygenerowaliśmy 2,3 mln zł więcej corocznego zysku z tytułu najmu. Czy takie pieniądze nie są warte 1-2 godzinnej konsultacji?

Krok 2 Wizyta w budynku

Kolejny etap to wizja w budynku – całym budynku. Ma to na celu przygotowanie indywidualnej strategii najmu dla danego obiektu. Oczywistym jest, że są normy dedykowane do konkretnych rodzajów budynków, jednak praktyka pokazuje, że do każdej z tych norm wprowadzane są różne modyfikacje. Dlatego warto podczas wizji budynku określić między innymi takie aspekty jak rodzaj ścian, obecność wnęk okiennych czy przejść drzwiowych, wielkość powierzchni wspólnych budynkowych i piętrowych, charakter rozłożenia najemców na poszczególnych piętrach i jeszcze inne elementy. Po co nam ta wiedza? A to już nasze know how i zdradzamy je tylko podmiotom, które podejmują współpracę.Powiem tylko, że to właśnie te elementy mają wpływ na to, ile trafia do kieszeni właścicielowi budynku.

Krok 3 Propozycja strategii pomiaru

Po zapoznaniu się z charakterem obiektu oraz przyszłymi planami właściciela co do budynku kolejnym krokiem jest przedstawienie propozycji pomiaru powierzchni według jednej lub dwóch norm oraz przedstawienie rodzajów modyfikacji norm. Taki schemat działania nie jest absolutnie powszechny wśród firm geodezyjnych a traci na tym właściciel nieruchomości, który zleca pomiar. Takie działanie ma na celu maksymalne zwiększenie powierzchni najmu przy jednoczesnym zachowaniu zdrowego rozsądku w stosunku do tego co jest w stanie zaakceptować rynek. To na tym etapie opisujemy dokładne zasady pomiaru powierzchni najmu, wyliczania powierzchni wspólnej piętrowej i budynkowej. Zarządcy, którzy dochodzą z nami do tego etapu jednogłośnie stwierdzają, że zamówienie które złożyli na początku nie dałoby im ani takich powierzchni, byłoby zbędne za kilka lat i nie ułatwiałoby im pracy jak to podejście zaproponowane podczas wspólnego nakreślania strategii najmu. Wprowadzanie modyfikacji norm nie tylko ma na celu zwiększenie powierzchni najmu, ale również ułatwienie pracy zarządcom przez lata, o czym w kolejnych punktach.

Krok 4 Opisanie zasad wyliczania współczynnika piętrowego i budynkowego 

O tym, jak się wylicza współczynnik piętrowy i budynkowy pisał Adrian Hołub w innym artykule, do którego odsyłam tutaj >> Nie każdy zarządca nieruchomości i właściciel wie, że współczynniki piętrowe mogą być dwa / trzy różne na danym piętrze. Nie każdy też wie, że współczynniki te modyfikuje się tak, żeby były zgodne z oczekiwaniami rynku. To po co je wyliczać, skoro i tak są umowne?  Po pierwsze, najemca zwykle o ten współczynnik pyta i chce go znać przed podpisaniem umowy a to, że zgadza się na wpisanie do umowy wartości umownej i stałej to inna kwestia. Jednak wyliczenie współczynnika powierzchni wspólnej daje przede wszystkim porządek w dokumentacji na lata. Nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jak współczynnik budynkowy zmieni się za kilka lat. Na jaki % będzie akceptował go rynek. Każda nowa osoba, która będzie działać na rent rollu, gdzie nie będą wprowadzone rzeczywistsze współczynniki powierzchni wspólnych piętrowych będzie nawarstwiała błędy – i to bardzo często obserwujemy w praktyce.

Krok 5 Przygotowanie wyników pomiaru 

Często na pierwszych spotkaniach z nowym klientem kilkukrotnie musimy zwracać uwagę na to, że nie pomiar jest najważniejszy, ale przyjęta strategia tego pomiaru. Jeśli wiemy, na jakich zasadach robimy pomiar to ten jest tylko dopełnieniem prac. Etapem bezpośrednim po pomiarze jest jego opracowanie. Tu wchodzą takie aspekty jak klasyfikowanie poszczególnych pomieszczeń do odpowiednich grup powierzchni. To właśnie tutaj najczęściej popełniane są błędy przez firmy geodezyjne, które nie operują biegle normami powierzchni. W tym etapie niezbędny jest udział zarządców nieruchomości, którzy pomagają określić, czy dane pomieszczenie jest pomieszczeniem wspólnym czy przynależnym do danego najemcy. Czasami nie jest to oczywiste.

Krok 6 Połączenie wyników pomiaru z rent rollem

To także jest bardzo ważny krok! Krok, którego złe wykonanie skutkuje wieloma błędami przez kolejne lata zarządzania budynkiem. Tabela excela i tabela rent roll to dwa różne pliki. I to jest błąd zarządców, którzy z przyzwyczajenia przenoszą dane z pomiarów geodezyjnych do tabel rent roll. Kasowane są bardzo często formuły excela, które powodują, że nie zgadzają się sumy kontrolne. Finalnie, co innego jest w jednej i co innego w drugiej tabeli. Często po zmianie zarządcy, albo po zmianie najemców dzwonią do nas nowe osoby, i twierdzą że im się nie zgadzają powierzchnie pomiędzy tabelami. W efekcie nie wiedzą, jakie powierzchnie wpisywać do umowy. Rozmowy te i dochodzenie jakim obecnie plikiem i tabelą dysponuje zarządca zajmują dużo więcej czasu niż nakreślenie na samym początku strategi działania i trzymanie się jej przez lata. O rozdrażnieniu najemcy, któremu trzeba aneksować umowy w przypadku rozbieżności nie wspomnę. Podczas konsultacji w ramach kroku 6 nakreślania strategii uczymy zarządców, jak pracować na jednej wspólnej tabeli,  jak unikać błędów i jak się kontrolować.

Krok 7 Wsad prawny do umowy najmu w zakresie powierzchni

Umowy najmu przygotowują prawnicy, których nie ma co winić za to, że nie znają 14 norm pomiaru powierzchni, które mają setki stron i co kilka lat są aktualizowane. Dlatego zapisy umowy najmu w zakresie ujmowania powierzchni, współczynników powierzchni wspólnych oraz zastosowanych modyfikacji powinny leżeć w gestii firmy geodezyjnej nakreślającej strategię najmu dla budynku czy całego portfela budynków. Dlatego zachęcamy do współpracy z nami. Pojęcia powszechnie stosowane w umowach czy mowie potocznej w rożnych normach nazywają się inaczej albo znaczą zupełnie co innego. Są też pojęcia, jak np.: GLA, które jest bardzo powszechne w branży a nie ma umocowania prawnego. O GLA czytaj więcej tutaj >>    Braliśmy udział w sporach między najemcą a wynajmującym, gdzie ten drugi musiał zwracać kilkaset tysięcy złotych za niesłusznie naliczone przez kilka ostatnich lat współczynniki powierzchni wspólnej. W umowie najmu było bowiem wpisane, że pomiar powierzchni był zgodny z normą GIF oraz współczynniki powierzchni wspólnej zostały wyliczone zgodnie z normą GIF. Przy czym norma GIF nie mówi nic o współczynnikach powierzchni wspólnej, a więc naliczenie tych powierzchni jest niezgodne z normą GIF. Najemca miał w 100% rację. To w interesie zarządcy i właściciela jest wprowadzenie takich zapisów w umowie najmu, które pozwolą uniknąć takich sytuacji.

Krok 8 Przygotowanie wzoru załącznika graficznego do umowy najmu   

Zarządcy, którzy zaufali naszym sugestiom w zakresie działania nie mają problemu z najemcami, którzy szukają możliwości podważenia kwestii, że dana powierzchnia wchodzi lub nie wchodzi do powierzchni najmu. Proste grafiki i opisy, pozwalają zwiększyć bezpieczeństwo wynajmującego i wpłynąć pozytywnie na komfort najemcy poprzez przejrzystość umowy. Jednak trzeba wprowadzić do strategii najmu taką praktykę i odpowiedni wygląd dokumentu.

Krok 9 Kontynuowanie strategii przez lata

Każda strategia jest dobra tylko w przypadku, gdy się ją wdraża. Inaczej nie widzę sensu by ją w ogóle rozpoczynać. Strategia ta ma na celu ułatwienie pracy zarządcom przez lata, eliminowanie błędów w dokumentach i plikach, oraz generowanie większych zysków z najmu na rzecz właścicieli. Bardzo ważnym ogniwem w tej strategii jest jej kontynuowanie przez kolejnych, nowych pracowników, którzy będą zarządzać budynkiem. Zachęcamy, żeby nowych pracowników wysyłać na nasze szkolenia w celu omówienia im strategii wdrożonej w budynku. Zdajemy sobie bowiem sprawę, że przełożeni nie mają na to czasu, a my cyklicznie organizujemy szkolenia z norm pomiaru powierzchni oraz innych aspektów związanych z nieruchomościami  (zobacz tutaj >>) Niestety zarządzanie powierzchniami najmu często jest związane z przyzwyczajeniami i standardami na rynku, które jak pokazuje doświadczenie i tysiące rozmów z zarządcami warto zmieniać by wszystkim na budynku pracowało się łatwiej. W przypadku inwestorów, którzy mają więcej niż jeden budynek na cele komercyjne bardzo istotne jest, żeby powielali taką strategię działania na inne swoje nieruchomości. To daje możliwości porównywania obiektów.

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora. W przypadku zawinionego naruszenia praw autorskich sprawca będzie zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu.

Autor: Monika Hołub

Kontakt

Measure it soon!