Lepiej wiedzieć niż przepłacać

Koszty zlecenia usługi pomiarów powierzchni użytkowych są niskie a nawet bardzo niskie w porównaniu do korzyści majątkowych, jakie z nich płyną dla wynajmujących i najemców. Bardziej istotne jest, kiedy zleca się wykonanie pomiaru powierzchni, bowiem wykonywanie pomiarów w nieodpowiednich momentach może być bezcelowym wydaniem pieniędzy. Kiedy, więc warto robić pomiary lub ich aktualizacje, żeby nie przepłacać i nie wyrzucać pieniędzy a z drugiej strony dostać produkt, z którego będziemy korzystać przez wiele lat? Poniżej przedstawiam moim zdaniem optymalne momenty zlecania pomiarów powierzchni nieruchomości, wynikające z wieloletniej obserwacji branży i wykonania ~3,7 mln m² pomiarów powierzchni.

Pomiar powierzchni z projektu

Pierwszym momentem, w którym warto zastanowić się nad słusznością zlecenia obliczenia powierzchni użytkowej i całkowitej (ogólnie najmu) jest etap po wykonaniu projektu lub nawet w trakcie wykonywania projektu budynku. Umożliwia to wyliczenie powierzchni z projektu architektonicznego (z pozwolenia na budowę) lub wykonawczego. Daje to informacje o: GLA/powierzchni najmu, powierzchniach wspólnych, powierzchniach technicznych i add-on factor. Informacje te można wykorzystać do materiałów wysyłanych potencjalnym najemcom, lub już do umów przedwstępnych. Warto, aby w tych umowach zawrzeć pewną tolerancję, bo pomiar z projektu będzie się różnic z pomiaru w naturze po wybudowaniu budynku. Absolutnie bezpieczną wartością jest 3%. Jest to wartość bezpieczna przy założeniu, że wyliczenia z projektu i pomiar w naturze w stanie surowym zamkniętym będą robione jedną normą (tymi samymi złożeniami). Drugim założeniem musi być fakt, że wyliczenia z projektu i potem pomiar w naturze robi jedna firma. Z mojego doświadczenia wynika, że jeżeli wyliczenia powierzchni z projektu robią architekci a potem następuje konfrontacja pomiaru z natury to są dość duże różnice. Wynikają one z tego, że nie wszyscy architekci znają się na normach BOMA, Tegova, GIF, itp. a i same normy nie są do końca precyzyjne. Nieścisłości pojawią się nawet w normie BOMA, która jest najobszerniejsza i najbardziej szczegółowa. W innych normach są to znaczne niedociągnięcia. Dlatego, aby nie robić bałaganu jedna firma od początku do końca powinna wykonywać pomiary powierzchni i nad tym panować przez lata.

Stan surowy zamknięty

Drugim momentem pomiaru jest stan surowy zamknięty, gdzie części wspólne są wykończone. Różnice wobec wyliczeń z projektu sięgają do 1% przy założeniu, że nie było projektów zamiennych. Nawet, jeżeli to będzie błąd w granicach 1% to jest to błąd względy (dla 10000m² jest aż 100m² – nie da się o tyle pomylić wykonując pomiar!. Pomyłki tego rzędu i większe wynikają tylko z błędnego opracowania, wyliczenia współczynników powierzchni wspólnej i ich błędnego przydzielenia dla poszczególnych najemców). Znaczy to, że zasadniczo ściany zewnętrzne bardzo dokładnie są pomierzone (trzeba wiedzieć tylko czy mierzymy do ściany czy do szyby) ale nieścisłości powstają w poszczególnych pomieszczeniach – jedno może mieć większą powierzchnię a drugie mniejszą, co wynika z błędnego poprowadzenia linii, granicy powierzchni między najemcą a częścią wspólną itp. Ważne jest też, że przy dokonaniu pomiaru na tym etapie (stan surowy zamknięty) w 100% prawidłowo pomierzona jest konstrukcja budynku (elewacje, słupy, trzony windowe, trzony techniczne, itp.). Przekłada się to na następne opracowania projektowe, architektoniczne, instalacyjne, remontowe, itp., które przez dziesiątki kolejnych lat będą odnosiły się do prawidłowych wartości konstrukcyjnych (bez okładzin, płytek, itp.). W przeciwnym przypadku każda kolejna praca na obiekcie będzie opatrzona błędami, które przez lata będą się nawarstwiać. Dla przykładu w normie BOMA, Tegova i GIF mierzy się często do ścian niewyprawionych lub do samej konstrukcji. Z kolei, jeżeli jest wszystko zabudowane a z wcześniejszego okresu nie ma dokumentacji architektonicznej to już jest to ciężko osiągnąć rzeczywisty pomiar. Wynika to z tego, że powierzchnie najmu są wtedy  pomniejszone o zabudowę, osłony, o których nowy geodeta, nie wie w przypadku braku pierwotnego opracowania z pomiaru konstrukcji.

Budynek wykończony

Następnie, trzecim momentem są pomiary wykonywane po wykonaniu ścian działowych i wykończeniu budynku wewnątrz, bowiem powierzchnie poszczególnych najemców wpisywane są do umów najmu i na ich podstawie naliczane są ceny za czynsz. Jest to tzw. inwentaryzacja powykonawcza. W przypadku kiedy dane piętro zajmuje jeden najemca to ten pomiar nie jest konieczny. Wartości powierzchni i współczynników powierzchni wspólnych bierze się z etapu 2. Jeżeli najemca zajmuje tylko część piętra to należy zrobić pomiar aktualizujący powierzchnię, ale będzie to tak naprawdę to pomiar dwóch ścian zewnętrznych tego najemcy (ściany z prac aranżacyjnych). Taki pomiar może zrobić jeden geodeta samym laserem ręcznym (domierzy się do wcześniej zamierzonej konstrukcji, słupów, trzonu windowego itp.) i na miejscu będzie mógł wyliczyć powierzchnie najemy. Cała operacja zajmie do godziny czasu, czyli może być zrobiona na miejscu w trakcie przekazywania lokalu.

Aktualizacja do podatku

Niezależnym przypadkiem, kiedy należy wykonywać pomiar jest aktualizacja pomiaru do podatku od nieruchomości po wprowadzeniu się i urządzeniu wszystkich najemców. Często najemcy sami dokonują zmian aranżacji powierzchni lub wymagają tego od wynajmującego. Różnica w powierzchni między stanem surowym a wykonaną aranżacją, np.: dla budynku o powierzchni 10tys m² może wynieść nawet 800m². Oszczędności zarządców i właścicieli budynków wynikające z naszego pomiaru są bardzo duże, ponieważ cena wydana na usługę pomiaru powierzchni może się zwrócić już po niecałym roku ze względu na zmniejszenie płaconych podatków. Proste wyliczenie 800m² x 25zł (zaokrąglona kwota podatku za 1m² powierzchni komercji) =20 000zł oszczędności na podatku rocznie. Oczywistym jest, że nie za każdym razem, gdy wprowadza się nowy najemca nie wykonuje się pomiaru całego budynku. W takim przypadku, gdy poszczególni najemcy wprowadzają się w pewnych odstępstwach czasu, powierzchnię poszczególnych pięter, które zostały „zasiedlone” pomniejsza się do celów podatkowych o ok. 7% względem powierzchni „brutto” pomiar ze stanu surowego zamkniętego. Pomiar całego budynku, należy natomiast zamówić, gdy cały budynek zostanie już wynajęty.

cena wydana na usługę pomiaru powierzchni może się zwrócić już po niecałym roku ze względu na zmniejszenie płaconych podatków.

Zmiana normy

Pomiary wykonuje się również w momencie zmiany normy obmiaru powierzchni. Może mieć to również miejsce, gdy zmienia się właściciel budynku. Często firmy niemieckie kupujące budynki w Polsce wprowadzają, jako obowiązującą w obiekcie niemiecką normę GIF. Takie pomiary wykonuje się też, gdy najemca jest kluczowym ogniwem najmu (np.: koncern międzynarodowy) i on stawia warunki umów najmu. Wtedy właściciel lub zarządca budynku zmienia normę (zasady pomiaru powierzchni najmu) pod jego oczekiwania. Aktualizacje powierzchni należy robić również po zmianie układu ścian działowych stanowiących zewnętrzną granicę najemcy. Dotyczy to (jak wspomniano wcześniej) zarówno aktualizacji płaconych podatków jak i powierzchni poszczególnych najemców, za które płacą czynsze. Oczywistym jest, że ta sama sytuacja dotyczy rozbudowy budynku i sytuacji, gdy zniszczeniu uległa dokumentacja.

Zmiana przeznaczenia pomieszczeń

Często zdarza się, że zmienia się przeznaczenie pomieszczeń (z pomieszczeń najmu na pomieszczenia wspólne lub na odwrót). Wtedy należy zaktualizować add-on factor, który liczony jest dla całego budynku i oddzielnie dla każdej kondygnacji, co z kolei przekłada się na czynsze poszczególnych najemców, w przypadku gdy części wspólne wliczane są do czynszów. Jest to sytuacja teoretyczna, ponieważ zawsze namawiam, aby w umowie najmu znalazł się zapis, że współczynnik powierzchni wspólnej jest to wartość umowna, stała ustalona na podstawie negocjacji stron umowy najmu. Współczynnik powierzchni wspólnej jest niezależny od przeznaczenia pomieszczeń w budynku.

Zlecenie najemcy

Warto również wskazać, że zlecającym pomiar może być również najemca. Przyczyną takiego zlecenia może być chęć sprawdzenia, czy wynajmujący prawidłowo naliczył powierzchnię. Jest to analogiczne do tego, jak kupujący mieszkanie – sprawdza czy deweloper sprzedaje metraż zgodny z tym podanym w umowie czy metryczce lokalu). Często wartości te nie są tożsame, co miałem możliwość sprawdzić asystując przy rozprawach sądowych.

Podsumowanie

Powyższe pokazuje, że momentów pomiarów powierzchni według idealnego modelu powinno być kilka. Praktyka niestety pokazuje co innego, a świadomość niektórych zarządców czy właścicieli czasami  skupia się wokół szukania oszczędności w kosztach, których przycięcie nawet o 30% nie da takich korzyści finansowych, co prawidłowo naliczane powierzchnie najmu. Przecież za te powierzchnie Państwo przez dziesiątki lat naliczacie co miesiąc powierzchnie najmu! Powinno to odzwierciedlać stan rzeczywisty, chociażby z tego powodu, żeby nie płacić zawyżonych podatków, czy nie wchodzić w sytuacje konfliktowe z najemcami, które wynikają zwykle z błędnego określania w umowach najmu informacji o normach pomiaru powierzchni, a w szczególności o współczynnikach powierzchni wspólnych.

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora. W przypadku zawinionego naruszenia praw autorskich sprawca będzie zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu.

Autor artykułu

Measure it soon!