Przykładowe zapisy o powierzchni najmu

Prowadząc od kilku lat szkolenia z zakresu norm pomiaru powierzchni komercyjnych (biura, handel, magazyny)  i mieszkaniowych – ciągle otrzymuję pytania dotyczące zapisów w umowach najmu lokalu dotyczących sposobów ujmowania powierzchni najmu. Ponadto, w swoim 10-letnim doświadczeniu zawodowym konsultowałem pod kątem norm pomiaru powierzchni wiele draftów umów najmu lokali. Wniosek mam jeden – zarządcy lzubią na własne życzenie dokładać sobie pracy, czego efektem są często konflikty z najemcami. Nie ma nigdzie dostępnych wzorów umów, ze względu na fakt, że są to zazwyczaj poufne informacje. W związku z tym postanowiłem napisać niniejszy artykuł, żeby podać przykładowe wzory zapisów dotyczących norm pomiaru powierzchni, współczynników powierzchni wspólnych budynkowych i piętrowych, które należy stosować, żeby nie prowokować konfliktów z najemcami i nie generować dodatkowej pracy.

Współczynnik powierzchni wspólnej – zawsze stały i umowny

Najczęściej popełnianym błędem jest ujmowanie w umowach najmu współczynnika powierzchni wspólnej liczonego, jako wartość zmienna. Współczynnik ten powinien być stałą wartością umowną wyrażoną w % lub w m², która jest niezależna od rozmieszczenia pozostałych najemców budynku. Dlaczego? W przypadku, gdy współczynnik w umowie jest ujęty, jako zmienny (wynikający z aktualnego na dzień rozmieszczenia ścian graniczących między najem a powierzchnią wspólną), a jakieś pomieszczenie wspólne piętrowe (np.: pomieszczenie, które wcześniej było przeznaczone na schowek gospodarczy danego piętra) wejdzie do najmu danego najemcy to współczynnik piętrowy zmaleje. Taka sama sytuacja analogicznie może mieć miejsce w przypadku współczynnika budynkowego. Np.: pomieszczenie wspólne obsługuje cały budynek. Wtedy, takie pomieszczenie jest wliczane do powierzchni wspólnej budynkowej. Najemca przejmujący takie pomieszczenie do wyłącznego najmu powoduje zaniżenie wskaźnika budynkowego.

Co zrobić w przypadku zmiany współczynnika zmiennego powierzchni wspólnej?

W takiej sytuacji, gdy maleje współczynnik piętrowy lub budynkowy, a w umowie najmu ujęte zostało, że powierzchnia wspólna będzie naliczana według współczynnika zmiennego (wynikającego z bieżących pomiarów geodezyjnych) to należy aneksować umowy najmu z najemcami, których zmiana ta dotyczy. Ostatecznie, najemcy zmienia się metraż „brutto”. Taka sytuacja powoduje konieczność pracy zarządców nieruchomości, którzy powinni dopilnowywać zmian w umowach z tego tytułu. Znam z doświadczenia wiele sytuacji, kiedy najemcy wygrywali spory i otrzymywali zwroty kwot, za powierzchnie, które w pewnym momencie przestawały być wspólnymi a, za które płacili najem.

Przykład zapisu: „Współczynnik powierzchni wspólnych jest stałą wartością umowną, niezależną od rozmieszczenia pozostałych najemców budynku i wynosi  5%”

Dla Państwa wiedzy współczynnik powierzchni wspólnych rozumiemy,  jako sumę powierzchni wspólnych piętrowych i budynkowych. Więcej informacji na temat tego, jak liczyć współczynniki piętrowe i budynkowe blogu geodezyjny.com w artykule: WSZYSTKO O WSPÓŁCZYNNIKACH POWIERZCHNI WSPÓLNEJ -add-on factor, Load Factor A, R/U Ratio, R/O Ratio-

Kilka współczynników piętrowych – czy to możliwe?

Oczywiście, że jest to możliwe, ale często jest to pomijane zarówno w naliczaniu opłat za najem, jak i w samych umowach najmu i to również powoduje różne roszczenia najemców. Wyobraźmy sobie sytuację, że w budynku trzon windowy jest zlokalizowany w centralnej części i z hollu przed windą są dwa wyjścia na dwie strony. Do bocznych oddzielnych korytarzy jest ograniczony dostęp (np.: karty). Zakładając, że po jednej stronie jest trzech najemców, a po drugiej stronie jest czterech najemców, to obie grupy mają inny współczynnik piętrowy. Obie grupy korzystają ze wspólnego hollu, ale pozostałe korytarze są dzielone według przynależności do grup. W ten sposób korytarz, z którego korzysta czterech najemców nie może zostać wliczony do powierzchni wspólnej pozostałych trzech najemców (i odwrotnie). W efekcie współczynnik piętrowy dla wszystkich najemców jest  inny, niż w przypadku policzenia jednego współczynnika. Z kolei przy założeniu, że na piętrze jest jeden najemca  powierzchnia będzie taka sama, jak suma pojedynczych najemców wraz z ich współczynnikiem piętrowym.

Ile współczynników powinna zawierać umowa najmu?

Zdarzało mi się, że widziałem w umowach najmu ujęte dwa współczynniki: oddzielny piętrowy i oddzielny budynkowy. W przypadku, gdy w umowie jest zapis, że są to wartości zmienne, to konieczność zmian w umowach, o czym pisałem wyżej jest dublowana. Rzadko się zdarza, że w tym samym czasie jakieś pomieszczenie piętrowe i jakieś pomieszczenie budynkowe zmienia przeznaczenie. Wszelkie zmiany w umowach najmu powodują rozdrażnienie najemców, więc warto unikać takich sytuacji. Najprościej w umowie najmu jest zawrzeć jeden współczynnik powierzchni wspólnej (przemnożone dwie wartości) i nie rozdzielać tego na współczynnik piętrowy i budynkowy.

Współczynnik kompleksowy

Ostatnio obserwowanym trendem jest wprowadzanie przez inwestorów i zarządców – trzeciego współczynnika, tzw. „kompleksowego”, związanego z terenami wokół budynku. Wpływy z tego tytułu mają pokryć koszty utrzymania zarządzania działką (terenem), na którym znajduje się kompleks budynków – przykładowo biurowo-usługowych. Jest to duży koszt dla najemców, bo kwota z service charge przy tym współczynniku to zwykle dodatkowe 20zł za m².

Rzuty pięter, jako integralna część umowy

Ciekawość najemców w kwestiach tego, za co płacą jest rzeczą nieodzowną. Dlatego warto zaznaczyć powierzchnie najmu na rzutach pięter i załączyć je do umowy, jako jej integralną część. Na takim załączniku graficznym warto rozdzielić kolorem oba rodzaje powierzchni (do wyłącznego korzystania przez najemcę i do wspólnego użytkowania). Sugeruję na takich rysunkach zamieszczać informacje na temat powierzchni w m2.

Grafiki nie zawsze spójne z treścią umowy

Karygodnym, ale często robionym błędem jest załączanie do umów najmu rzutów niespójnych, albo wręcz wykluczających zapisy w umowie. Dla przykładu, często w umowach widnieją informacje o tym, że powierzchnia najmu liczona jest według normy BOMA Office. A w załącznikach graficznych – albo w ogóle nie ma informacji, jaką normą został opracowany rzut albo istnieje informacja, że opracowanie jest wykonane np.: według normy PN-ISO 9836:1997. Są to dwie różne normy i nie można ich mieszać, a przynajmniej nie w ten sposób! Zapisy na rzutach będących załącznikami graficznymi muszą być opracowane tą samą normą, o której mowa jest w umowie najmu.

Modyfikacje norm w umowach najmu

Tak – można stosować modyfikacje norm pomiaru powierzchni. Jest to wielkie zaskoczenie słuchaczy prawie na każdym prowadzonym przeze mnie szkoleniu z norm pomiaru powierzchni. Wszelkie zapisy na temat modyfikacji normy powinny być tak samo zawarte na załączniku graficznym do umowy. Dla przykładu podam kilka modyfikacji, które stosowaliśmy w opracowaniu powierzchni dla obiektów biurowych na życzenie zamawiających:

• W normie Tegova do współczynników budynkowych wliczane są powierzchnie techniczne (a w normie Tegova nie ma informacji o współczynniku budynkowym i piętrowym)
• W PN-ISO 9836:1997 ściany działowe wliczane są do powierzchni najmu
• W normie PN-ISO9836:1997 zamiast do ścian, powierzchnie są liczone do szyb (elewacje osłonowe)
• W normie BOMA szachty o powierzchni do 1m²są wliczane do powierzchni najmu (w standardzie nie są wliczane)

Uchylę rąbka tajemnicy. Powszechną wiedzą na rynku jest fakt, że norma BOMA daje największe powierzchnie najmu. Jednak przy zastosowaniu trzech tylko modyfikacji większą powierzchnię da norma Tegova, a z normy PN-ISO/9836:1997, dzięki modyfikacjom łatwo jest dojść z kolei do standardu BOMA.

Jak modyfikować normę ISO9836:1997? – Gra pojęć

Wszelkie zapisy w umowach oraz na załącznikach graficznych to gra pojęć. Gra, którą przegrywa wielu zarządców i prawników, mylących pojęcia stosowane w danych normach. Norm na rynku mamy 14 plus ich odmiany. Każda z nich ma swoje pojęcia a notorycznym błędem jest ich mieszanie. I o ile w mowie potocznej nie rodzi to problemów, to w umowach najmu już tak. Jak unikać problemów? Podam przykłady na podstawie normy PN-ISO9836:1997, którą zwykle i tak budynki są mierzone. W związku  z tym norma może zostać wykorzystana do celów najmu – nie ma konieczności wykonywania pomiarów według innej normy pomiaru powierzchni. W normie PN-ISO9836:1997  nie należy pisać, że powierzchnia najmu odpowiada powierzchni użytkowej- to jest największy błąd!. Oprócz powierzchni użytkowej w normie PN-ISO 9836:1997 jest też powierzchnia ruchu, powierzchnia techniczna i powierzchnia konstrukcji. W skład tej ostatniej wchodzą m.in. ścianki działowe. W przypadku zapisu w umowie najmu, że powierzchnia liczona jest zgodnie z normą PN-ISO9836:1997  i użyte jest pojecie powierzchnia użytkowa, to  nie można wliczać do powierzchni najmu ścianek działowych danego najemcy, powierzchni ruchu, czy pomieszczeń technicznych obsługujących tylko danego najemcę. Jest to częsty błąd. Jak, więc zmodyfikować PN-ISO9836:1997  by uzyskać większe powierzchnie? Wystarczy wpisać w umowie najmu i na załącznikach graficznych, że jest to norma PN-ISO/9836:1997 z modyfikacjami i jednoznacznie wskazać które powierzchnie dodatkowo wchodzą do powierzchni najmu.

Przykład: „Powierzchnia najmu odpowiada powierzchni użytkowej wraz z powierzchnią ruchu wewnątrz najemcy oraz powierzchnią usługową (techniczną) służącą potrzebom tylko i wyłącznie danemu najemcy. Do powierzchni najmu wchodzą powierzchnie pod ścianami działowymi wraz z powierzchnią wnęk okiennych liczoną na poziomie podłogi do ściany wraz z powierzchnią wnęk w ścianach nośnych. Powierzchnia pod ścianami nośnymi nie jest wliczana do powierzchni najmu, natomiast powierzchnia przejść drzwiowych w ścianach nośnych jest wliczana do powierzchni najmu. Powierzchnia najmu nie podlega redukcji ze względu na wysokość pomieszczenia.” I tak mamy ugrane na plus te kilka dodatkowych % względem powierzchni „użytkowej” w PN-ISO 9836:1997.

Nie zawsze należy „pompować” powierzchnie

Należy pamiętać, że nie do każdego budynku i do każdej sytuacji da się zastosować powyższy przykład. Wszystko zależy od charakteru obiektu, miasta, e którym znajduje się budynek i obecnych trendów rynku najmu. W jednym budynków, np.: wprowadzałem modyfikacje do normy PN-ISO 9836:1997, gdzie do powierzchni najmu wliczono ścianki działowe, ale nie wszystkie. Nie wliczono tych, które przy ewentualnych przebudowach najemców i tak nie podlegałyby przesunięciom lub likwidacji, np.: ściany działowe przy łazienkach, wydzielające korytarze. Wszystkie tego typu odstępstwa muszą być opisane w treści umowy i na rzutach kondygnacji.Powyższe jest przykładem i warto wspólnie z właścicielem / zarządcą zastanowić się, co wliczyć a co nie wliczyć do powierzchni najmu. Ma to na celu nie tyle „pompowanie” powierzchni najmu, ale „odporność” pomiaru i opracowania powierzchni na remonty i zmiany aranżacji wnętrz. Chcesz dowiedzieć się, jakie modyfikacje wykonywać w innych normach? Zapraszam do kontaktu osobistego lub na szkolenie z norm pomiaru powierzchni. Aktualny grafik dostępny na http://uslugi.geodezyjny.com/szkolenia/

Kopiowanie artykułu lub jego fragmentów bez zgody autora zabronione.

Autor: Adrian Hołub

Tłumaczenie: Monika Hołub

Kontakt

Measure it soon!